DEINE AUFGABEN
THE WHYCOPV-Versagen in der Raumfahrt zu beenden — das ist unsere Mission. Präzision beginnt nicht an der Maschine. Sie beginnt in dem Moment, in dem jemand durch die Tür kommt. Ein sauberes, organisiertes und einladendes Büro ist kein Nice-to-have — es ist das operative Fundament, das es jedem Teammitglied und jedem Gast ermöglicht, sich voll auf die Mission zu konzentrieren. THE WHATDu bist die Architektin bzw. der Architekt unseres Garching-Büros. Du übernimmst kein laufendes System — du baust es auf. Von der Besucher-Journey über Catering-Routinen bis hin zu Flex-Desk-Protokollen und Facility-Workflows: Du entwirfst die Prozesse, setzt sie um und trägst die Verantwortung dafür. Du stellst sicher:- das Büro ist täglich sauber, befüllt und einsatzbereit — ohne Ausnahme- jeder Besucher und jeder Gast erlebt eine strukturierte, herzliche und professionelle Betreuung- Probleme werden sichtbar gemacht und gelöst, bevor sie jemand anderem auf den Tisch fallen
Du hältst nicht einfach den Betrieb aufrecht. Du baust den Ort, auf den das Team stolz ist. Deine Aufgaben im Detail und nach Priorität:- Bürobetrieb von Grund auf aufbauen und führen: Alle wiederkehrenden Prozesse entwickeln und implementieren — Catering-Bestellungen, Materialversorgung, Facility-Checks, Flex-Desk-Koordination. Alles dokumentieren. Playbooks erstellen, die auch ohne dich funktionieren. → High Performance: Präzision in der Ausführung. Wiederholbare Qualität, jeden Tag.- Besucher- und Gästeerlebnis verantworten: Die gesamte Besucher-Journey gestalten — Vorab-Kommunikation, Empfang, Registrierung, Zugang, Catering und Nachbereitung. Jeder Gast verlässt Blackwave mit einem professionellen Eindruck. → Accountability: Die Erfahrung gehört dir. Kein Ball darf fallen.- Räume, Flex-Desks und Lager zuverlässig managen: Buchungssysteme sauber halten, Lagerbestand tracken, Dienstleister koordinieren. Konflikte erkennen, bevor sie entstehen. → Accountability: Eigene Systeme. Eigene Verantwortung.- Proaktiv kommunizieren — mit Team und Facility Management: Probleme früh melden — Facility-Mängel, Catering-Engpässe, Zugangsprobleme. Nicht warten, bis jemand fragt. Stefan und das Team immer im Bild halten. → Candor: Probleme früh sichtbar machen. Schneller lösen.- Dem Büro Leben einhauchen: Saisonale Catering-Ideen, Willkommensrituale für neue Kolleg:innen, kleine Momente, die das Team sich zu Hause fühlen lassen. Das ist keine Dekoration — das ist Kultur, und die liegt in deinen Händen. → Playfulness: Die Mission ist ernst. Die Atmosphäre auch.
DEIN PROFIL- Ownership: Du wartest nicht darauf, dass dir jemand sagt, was zu tun ist. Du siehst, was fehlt, entwickelst die Lösung und stehst für das Ergebnis gerade — auch wenn niemand zuschaut.- Erfahrung: Hintergrund im Office Management, Facility-Koordination, Team-Assistenz oder in der Hotellerie (Rezeption, Concierge, Catering). Positives Signal: Du hast Prozesse aufgebaut, nicht nur ausgeführt.- Prozesse aufbauen: Nachgewiesene Fähigkeit, operative Abläufe, Checklisten oder Playbooks von Grund auf zu entwickeln. Du wirst von Ambiguität angetrieben, nicht gelahmt — der Aufbau motiviert dich mehr als der Dauerbetrieb.- Besucher- und Gästemanagement: Du hast strukturierte Besucherprotokolle bereits verantwortet. Du denkst in Journeys und Ritualen, nicht nur in To-dos. Hochrangige Gäste bringen dich nicht aus der Ruhe.- Organisation und Verlässlichkeit: Hochstrukturiert und zuverlässig. Du behältst Catering, Räume, Lager und Gäste gleichzeitig im Griff — ohne etwas fallen zu lassen.- Kommunikation: Sicher im Umgang mit internen Teams, Lieferanten, Facility Management und führenden Stakeholdern. Direkt, diplomatisch und proaktiv.- Präsenz vor Ort: 100 % Präsenz in Garching, 5 Tage/Woche, mind. 5–6 Std./Tag. Diese Rolle funktioniert nur vor Ort ...(Lesen Sie die vollständige Jobbeschreibung auf der Seite des Partners)