Beschreibung

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet in Vollzeit, Teilzeit (39,83 Std./Woche = 100 %; mind. 80% = 31,864 Std./Woche) eine*n

Office-Mitarbeiter*in (m/w/d) TalentKolleg Ruhr (TKR) in Hagen

Die Abteilung Student Lifecycle Services begleitet, berät und unterstützt Studieninteressierte, Studierende und (angehende) Absolvent*innen auf ihrem Weg durch ein Studium an der RUB und bei der erfolgreichen Ausgestaltung der Übergänge, auch im Sinne einer nachhaltigen Beziehungs-, Bindungs- und Netzwerkarbeit. Das TalentKolleg Ruhr in Hagen ist ein Verbundprojekt des Ministeriums für Schule und Bildung (MSB) und der Stadt Hagen unter der Federführung der Ruhr-Universität Bochum. Ziel ist es, Bildungsaufsteiger*innen aus Familien mit Teilhaberrisiken parallel zu ihrer schulischen Laufbahn in den Sekundarstufen I und II durch eine individuelle und begleitende Talentförderung zu fördern. Nähere Informationen finden Sie unter https://einrichtungen.ruhr-uni-bochum.de/de/talentfoerderung-der-rub.

Als Office-Mitarbeiter*in (m/w/d) unterstützen Sie das Team TalentKolleg Ruhr in Hagen in enger Zusammenarbeit mit dem Projektträger, Ruhr-Universität Bochum (RUB), engagiert bei organisatorischen und administrativen Aufgaben und unterstützen im Erstkontakt mit interessierten Schüler*innen.

Umfang: Vollzeit, Teilzeit
Dauer: befristet, 31.12.2027
Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Bewerben bis: 28.09.2025

Ihre Aufgaben:

- Selbständige Organisation und Umsetzung von Bestellungs-, Vertrags- und Rechnungswesen und Unterstützung in der Projektbuchhaltung
- Abwicklung von Personalangelegenheiten und Ersteinweisung in Zusammenarbeit mit dem Geschäftszimmer der Abteilung Student Lifecycle Services (Dez. 2.1) der RUB
- Koordination und Kommunikation im Rahmen der Verwaltung der TKR-Räumlichkeiten in Hagen
- Unterstützung bei der Organisation und Umsetzung der Angebote des Kollegs am Standort Hagen, First-Level-Support für Schüler*innen
- Selbständige Koordination der Veranstaltungen und Termine mit lokalen und regionalen (Bildungs-)Einrichtungen und Projektbeteiligten sowie erste Ansprechperson für Gäste/Besucher*innen
- Unterstützung der Projektleitung beim Projektmanagement

Ihr Profil:

- Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Ausbildung im öffentlichen Dienst, alternativ Hochschulabschluss mit Qualifikation für die o. g. Aufgaben
- Einschlägige Erfahrungen in der selbstständigen Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen (insb. Beschaffung, Verträge, Rechnungen und Personalangelegenheiten) oder administrativer Projektarbeit
- Erfahrung in Termin- und Veranstaltungsorganisation mit verschiedenen Zielgruppen
- Erfahrungen in der Arbeit mit Schüler*innen und Jugendlichen von Vorteil
- Hohe Selbstmanagement- und Kommunikationskompetenz, idealerweise interkulturelle Kompetenz
- Kenntnisse zum Hochschulsystem und deren Schnittstellen sind jeweils von Vorteil
- Selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise, Teamfähigkeit und Erfahrung in der Netzwerkarbeit mit einem verbindlichen Auftreten vor externen Kooperationspartner*innen
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Fremdsprachen von Vorteil
- Sicherer Umgang mit gängiger Software im Bereich der Verwaltungsaufgaben (z. B. Office) und digitalen Tools (z. B. Zoom) bzw. grundsätzliche Bereitschaft, sich in neue digitale Anwendungen einzuarbeiten
- Effiziente Arbeitsorganisation und Belastbarkeit (Publikumsverkehr)
- Bereitschaft zu flexiblen Arbeitseinsätzen und Zeiten (auch nachmittags und abends)

[https://jobs.ruhr-uni-bochum.de/jobposting/eb26f5bfbbbb26950a00c7ce9938f1147fb475bc0?ref=AfA](https://jobs.ruhr-uni-bochum.de/jobposting/eb26f5bfbbbb26950a00c7ce9938f1147fb475bc0?ref=AfA)