**Die IRS Group **

Die IRS Group ist die europaweit führende Gruppe in den Bereichen Smart Repair, Karosserie- & Lackreparaturen sowie Hagelschadeninstandsetzung. Unser Erfolgsrezept: das „Wir“ – mit deutschlandweit 60 Werkstätten und einem starken zentralen Support aus Hamburg.

Für unseren Standort in Hamburg suchen wir Verstärkung alsals **Office & Contract Administration Specialist (m/w/d).**

**Deine Aufgaben **

**Deine Rolle bei uns**

In dieser Position übernimmst Du eine zentrale Rolle in der strukturierten Organisation unserer Vertrags- und Verwaltungsprozesse. Du sorgst für Transparenz, Verlässlichkeit und eine saubere administrative Abwicklung, insbesondere im Zusammenspiel mit rechtlich relevanten Themen.

In diesem Rahmen übernimmst du unter anderem folgende Aufgaben:

* Zentrale Verwaltung, Pflege und strukturierte Ablage unserer Verträge inkl. Fristen, Laufzeiten, Kündigungen und Wiedervorlagen
* Koordination und Nachverfolgung von Vertragsprüfungen in Abstimmung mit internen Fachbereichen sowie externen Ansprechpersonen
* Sicherstellung einer transparenten Fristenkontrolle und Dokumentation
* Administrative Betreuung rechtlicher Sachverhalte (z. B. Korrespondenz, Unterlagenzusammenstellung, Statusverfolgung – keine Rechtsberatung)
* Koordination von Inkasso-Themen in enger Zusammenarbeit mit der Debitorenbuchhaltung
* Unterstützung bei HR-nahen rechtlichen und administrativen Themen
* Vorbereitung von Vollmachten, Beschlüssen und anderen formalen Unterlagen
* Verantwortung für Gewerbean-, -ab- und -ummeldungen inkl. Dokumentation
* Koordination und Qualitätssicherung bei Ordnungswidrigkeitsthemen
* Mitarbeit und eigenständige Übernahme administrativer Teilprojekte (z. B. Prozesse, Dokumentation, Organisation)
* Fachliche Koordination von Zuarbeit aus dem Office Support

**Dein Profil ⭐**
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als
* Kaufleute für Büromanagement (m/w/d)
* Rechtsanwaltsfachangestellte (m/w/d)
* oder eine vergleichbare Qualifikation

* Erste bis mehrjährige Erfahrung in der Vertragsverwaltung, Fristenkontrolle, Dokumentenmanagement oder vergleichbarer Administration
* Idealerweise Erfahrung im Umgang mit formal oder rechtlich relevanten Themen
* Sehr strukturierte, präzise und eigenständige Arbeitsweise
* Hohes Verantwortungsbewusstsein sowie Diskretion
* Schnelle Auffassungsgabe und gutes Organisationsvermögen
* Kommunikationsstärke und Freude an der Arbeit mit unterschiedlichen Schnittstellen
* Versierter Umgang mit MS Office, digitalen Tools und KI-Anwendungen zur strukturierten und effizienten Arbeitsweise

** Was wir bieten **
* Eine vielseitige Rolle mit breitem Einblick in Vertragsmanagement und Office-Organisation
* Die Möglichkeit, Vertrags- und Verwaltungsthemen nicht nur abzuarbeiten, sondern professionell zu strukturieren und weiterzuentwickeln
* Ein fortschrittliches Arbeitsumfeld, das digitale Lösungen und KI‑gestützte Tools nutzt, um Arbeitsabläufe kontinuierlich zu optimieren und Transparenz sowie Effizienz zu steigern
* Ein dynamisches Unternehmensumfeld mit kurzen Wegen und praktischer Umsetzung
* Ein Standort in Hamburg mit direkter Schnittstelle zu Verwaltung, operativen Bereichen und externen Ansprechpersonen
* Faires Gehalt & 30 Tage Urlaub
* Entwicklungsmöglichkeiten & Arbeitsplatzsicherheit in einem wachsenden Konzern
* Corporate Benefits – bis zu 50 % Rabatt bei über 1.500 Marken
* Company Bike

**Bewirb Dich jetzt **

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**IRS Karosserie & Lack GmbH**
Eidelstedter Platz 18
22523 Hamburg