**Organisationsassistenz / Verwaltungsassistenz (m/w/d)**

**für die QualifizierungsAkademie Rhein Ruhr & New Horizons Dortmund**

Unter einem Dach vereinen wir zwei etablierte Bildungsdienstleister:
 die **QualifizierungsAkademie Rhein Ruhr** mit Schwerpunkt auf geförderte Bildungsmaßnahmen und Umschulungen sowie **New Horizons Dortmund** als IT-Trainingsakademie mit nationalem und internationalem Netzwerk.

**Zur Verstärkung unseres Verwaltungsteams suchen wir eine Organisationsassistenz / Verwaltungsassistenz (m/w/d), die beide Akademiebereiche organisatorisch unterstützt und für einen reibungslosen Bildungs- und Büroalltag sorgt.**

**Ihre Aufgaben**

Als Organisationsassistenz / Verwaltungsassistenz (m/w/d) sind Sie zentrale Ansprechperson für Teilnehmende, Lehrkräfte, Kostenträger und externe Partner und tragen maßgeblich zur Qualität und Struktur unserer Bildungsangebote bei.

- Anwesenheitskontrolle der Teilnehmenden ab 07:30 Uhr sowie Pflege der Anwesenheitslisten
- Begrüßung von Teilnehmenden, Gästen und Lehrkräften beider Akademien
- Nachverfolgung von Abwesenheiten (telefonisch / per E-Mail) sowie Prüfung und Dokumentation von Krankmeldungen
- Pflege, Verwaltung und Archivierung digitaler und analoger Teilnehmerakten
- Termingerechte Meldung von Fehlzeiten und relevanten Informationen an Kostenträger und Behörden
- Beantragung von Umschulungsberechtigungen (z.B. IHK) und Maßnahmenummern (z.B. Agentur für Arbeit)
- Organisation, Vorbereitung, administrative Begleitung und Auswertung von Umschulungen, Weiterbildungen und IT-Trainings
- Bearbeitung von Rechnungs-eingängen und ausgänge sowie weiterer finanzrelevanter Vorgänge (z. B. Gebühren, Bescheinigungen)
- Erstellung von Bescheinigungen, Verträgen, Anträgen, Zeugnissen und Zertifikaten unter Einhaltung von Fristen
- Planung, Organisation und Protokollierung von Teamsitzungen
- Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben
- Verantwortung für Büroorganisation, Post-eingang und -ausgang sowie Beschaffungsprozesse
- Pflege des Bistro- und Besprechungs-bereichs (inkl. Kaffeemaschine und Wasserspender)
- Schnittstelle zu externen Dienstleistern (z. B. Reinigungsfirma, Hausverwaltung)
- Aktive Mitwirkung der Weiterentwicklung der Verwaltungs- und Organisationsprozesse beider Akademien
- Einbringen von Verbesserungsvorschlägen zur Strukturierung, Vereinfachung und Digitalisierung administrativer Abläufe
- Mitdenken über bestehende Prozesse hinaus – mit Raum, Abläufe zu hinterfragen und praktikable Lösungen vorzuschlagen
-  Enge Abstimmung mit der Akademieleitung bei der Einführung neuer Standards, Vorlagen und Arbeitsweisen

**Ihr Profil**

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder vergleichbare Qualifikation
- Idealerweise Berufserfahrung bei einem Bildungsträger oder in der Verwaltung
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise
- Freude daran, Strukturen weiterzuentwickeln und Prozesse aktiv mitzugestalten
- Offenheit für Veränderungen und neue Aufgabenbereiche
- Fähigkeit, Verbesserungspotenziale zu erkennen und konstruktiv einzubringen
- Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Verwaltungs- und Ablagesystemen
- Freundliches, verbindliches und serviceorientiertes Auftreten
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein

**Wir bieten**

- Eine vielseitige Position in **zwei Bildungswelten** unter einem Dach
- Ein wertschätzendes, kollegiales Arbeitsumfeld mit klaren Zuständigkeiten
- Strukturierte Einarbeitung in beide Akademiebereiche
- Abwechslungsreiche Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung
- Geregelte Arbeitszeiten und eine leistungsgerechte Vergütung
- Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung

**Arbeitsort:** Dortmund/Stadtkrone Ost
**Eintrittstermin:** nach Vereinbarung