In deiner Rolle als *vorbereitender Lohnbuchhalter (m/w/d) * verantwortest du die vorbereitende, gesetzeskonforme Payroll-Abwicklung für mehrere EUA‑Länder - mit Fokus auf Deutschland. Du stellst sicher, dass jede Gehaltsabrechnung korrekt, pünktlich und audit-sicher erfolgt. Darüber hinaus steuerst du externe Dienstleister, löst komplexe Payroll-Fälle, optimierst Prozesse und unterstützt als Backup die Payroll

Deine Aufgaben:

        **    Payroll Operations**

- Du führst eigenständig die monatliche End‑to‑End‑Gehaltsabrechnung für mehrere EMEA‑Länder durch (Hauptland: Deutschland).
- Du validierst sämtliche Payroll‑Inputs, führst Pre‑Pay‑Checks sowie Gross‑to‑Net‑Prüfungen durch und verantwortest Freigaben und Zahlungen.
- Du pflegst und steuerst den Payroll‑Kalender (Cut-offs, Genehmigungen, Off‑Cycles, Retro-Regeln, Jahreswechselprozesse).
- Du führst Abstimmungen zwischen Payroll, HR‑Daten, GL, Steuern, Benefits und Pensionen durch.
- Du erstellst und prüfst Buchungsdateien und arbeitest eng mit Finance beim Monatsabschluss zusammen.

**Compliance & Controls**

- Du stellst die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen in Deutschland sicher (ELStAM, DEÜV, Sozialversicherung, ELSTER, Kirchensteuer, Lohnsteuerbescheinigung).
- Du sorgst für Compliance im gesamten EMEA‑Bereich und hältst relevante Arbeits- und Steuerregularien ein.
- Du pflegst SOPs, Kontrollmechanismen und Dokumentationen (z. B. Maker‑Checker, Variance‑Thresholds, Zugriffsprüfungen).
- Du unterstützt interne und externe Audits (inkl. SOX/ICFR).
- Du gehst sorgsam mit personenbezogenen Daten um und hältst DSGVO‑Standards ein.

**Vendor- & Stakeholder-Management**

- Du arbeitest täglich mit dem Payroll‑Aggregator sowie lokalen Payroll‑Providern zusammen.
- Du führst Governance‑Meetings durch und überwachst SLAs, Fehlerberichte und Verbesserungsmaßnahmen.
- Du arbeitest eng mit HR Ops (Oracle HCM), ServiceNow HRSD, Rewards/Benefits, Tax, Legal, Treasury, Works Councils (wo relevant) und Finance/GL zusammen.
- Du kommunizierst klar und serviceorientiert mit Mitarbeitenden zu allen Payroll‑Themen.

**Case Management & Issue Resolution**

- Du bearbeitest Payroll‑Tickets (Tier 2) im ServiceNow HRSD.
- Du analysierst Ursachen von Fehlern und entwickelst präventive Maßnahmen.
- Du führst Off‑Cycle‑Abrechnungen bei dringenden Korrekturen, Austritten oder gesetzlichen Anforderungen durch.

**Projekte & Continuous Improvement**

- Du arbeitest in Projekten zu Prozessstandardisierung, Automatisierung oder Dienstleisterwechseln mit.
- Du dokumentierst Prozesse und schulst deine Teamkolleg:innen.
- Du unterstützt bei Integrationen neuer Benefits, Pensionsanpassungen und Equity/RSU‑Prozessen.
- Du springst bei Bedarf als Backup für die Payroll Managerin EMEA ein.

Dein Profil

          **Must-have**

- Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Gehaltsabrechnung, davon mind. 3 Jahre in EMEA‑Payroll und tiefes Wissen im deutschen Payroll‑ und Steuerrecht.
- Sehr gute Kenntnisse im deutschen Lohnsteuer‑ und Sozialversicherungsrecht sowie im Jahresendgeschäft.
- Sehr starke Excel‑Fähigkeiten (INDEX/XMATCH oder VLOOKUP, PivotTables, Power Query).
- Erfahrung mit HRIS/HCM-Systemen (bevorzugt Oracle HCM), ServiceNow HRSD und Payroll‑Aggregatoren.
- Erfahrung in Kontrollen, Abstimmungen, Audits und Deadline‑Management.
- Sehr gute Englischkenntnisse; Deutschkenntnisse mind. B2 für Behörden- und Vendor‑Kommunikation.

**Nice‑to‑Have**

- Payroll‑Zertifizierungen (z. B. CIPP UK, GPA, CPP/FPC oder deutsche Abschlüsse).
- Erfahrung mit Power BI, CSV/XML‑Schnittstellen oder Equity-/RSU‑Payroll.
- Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Betriebsräten und Tarifverträgen

**Was wir dir bieten**

- Einen langfristig sicheren Arbeitsplatz in einer krisenfesten Organisation
- Beitrag zu gesellschaftlich relevanten und nachhaltigen Dienstleistungen
- Kurze Entscheidungswege durch eine flache Hierarchie
- Mental Wellness + Social Day zusätzlich zum vertraglichen Urlaub
- Betriebliche Altersvorsorge, Dienstfahrrad-Leasing

NSF ist eine wachsende, globale Organisation für öffentliche Gesundheit und Sicherheit. Unsere Mission, die wir mit Leidenschaft verfolgen, ist der Schutz und die Verbesserung der menschlichen Gesundheit. Unser Ziel ist es, die Lebensmittel, die wir essen, das Wasser, das wir trinken, die von uns verwendeten Gesundheitsprodukte und die Umwelt, in der wir leben, zu schützen.

Mit Hauptsitz in Ann Arbor, Michigan, USA, und mehr als 2.800 Mitarbeitern weltweit erbringen wir Dienstleistungen in 180 Ländern an 60 Labor- und Bürostandorten. Unser Labor in Rheda-Wiedenbrück führt Lebensmittel-, Futtermittel- und Umweltprüfungen für Kunden u.a. aus der Lebensmittelindustrie und dem Einzelhandel durch. Das Labor beschäftigt derzeit 180 Mitarbeiter.

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[Payroll Specialist (m/w/d) - vorbereitende Lohnbuchhaltung - NSF Karriere](https://hcnz.fa.us2.oraclecloud.com/hcmUI/CandidateExperience/de/sites/NSFCareers/jobs/preview/3583/?keyword=Payroll+Specialist+%28m%2Fw%2Fd%29+-+vorbereitende+Lohnbuchhaltung&mode=location)

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