Projektassistenz (all gender) Ref. Nr.; 17680 - MO

Netzbetreiber – Projektassistenz (all gender) Ref. Nr.: 17680

Vertragsverhältnis: Anstellung
Einsatzdauer: 01.01.2027 bis 30.06.2028, Option auf Verlängerung auf max. 48 Mon., 37/Woche
Einsatzort: Remote 50% & Onsite Berlin 50%, Bereitschaft zu einzelnen Dienstreisen in die Baubüros (max. 2-3 pro Jahr)

Aufgabenbeschreibung:

• Ansprechpartner(in)/Schnittstelle für das Projektteam SOL Baumanagement (ca. 40 Projektmitglieder) bei administrativen/organisatorischen Fragen sowie zu bereichsspezifischen Applikationen und Systemen

• Planung von Projektmeetings (intern und extern) inkl.

• Raumbuchung, Cateringbestellung, Einladungsversand

• Teilweise mit Teilnahme inkl. Protokollierung und Führen von Aufgabenlisten

• Veranstaltungsmanagement

• Organisation von Workshops mit Projektmitarbeitenden inhouse und in externen Locations, inkl. Auswahl, Verhandlung und Beauftragung

• Durchführung des administrativen Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeitender (intern/extern) und Assistenz beim Start

• Abwicklung des Offboarding-Prozesses bei Wechseln im Projektteam, sowie Kontrolle der Tool-Abmeldungen, Rückgaben usw.

• Unterstützung der Projektleiter oder Teilprojektleiter durch eigenständige Nachverfolgung von Aufgaben und offenen Punkten

• Organisation von Dienstreisen von im Projekt tätigen Mitarbeitenden, Buchung via

Reisetool Tripsource (Hotel, Zug, Flug, Mietwagen)

• Anlage von IT-Tickets (Zugänge, Softwarebestellungen usw.) im Ticketsystem Heat

• Umsetzung von Bestellvorgängen in SAP für Waren und Dienstleistungen, inkl.

Leistungserfassung und Abrechnung im Abrechnungsportal VIM

• Büromaterialbestellungen für das Team des Geschäftsbereiches DC-Links (via SAP)

• Telefonische und schriftliche Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, intern und

extern

• Pflege der Ablage/Dokumentation

• Vorbereitung von Foliensätzen

• Mitbetreuung des E-Mail-Funktionspostfaches des Assistenzteams DC-Links

Kenntnisse und Erfahrungen in:

• oben genannten Aufgaben

• abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement

oder in einer ähnlich geeigneten Fachrichtung

• Erfahrung in bürowirtschaftlichen und -organisatorischen Abläufen (z.B. durch

mehrjährige Arbeit im vergleichbaren Umfeld)

• Berufserfahrung in Assistenzfunktionen

• Sehr gute deutsche (vergleichbar C1) und gute englische Sprachkenntnisse (vergleichbar B2)