Projektassistenz / Budgetverwaltung (w/m/d)

Ruprecht-Karls-Universität Zentr. Universitätsverwaltung

69115 Heidelberg, Neckar - Deutschland

Bürokaufmann/-frau Arbeit Teilzeit Nachmittag ab 01.02.2026

Beschreibung

Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 31.300 Studierenden und 8.400 Mitarbeiter\*innen, darunter zahlreiche Spitzenforscher\*innen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.

heiSKILLS ist das Kompetenz- und Sprachenzentrum der Universität Heidelberg. Es unterstützt Studierende, Lehrende und Weiterbildungsinteressierte durch vielfältige Bildungs-, Beratungs- und Serviceangebote beim Erwerb überfachlicher und interdisziplinärer Kompetenzen. Das Drittmittelprojekt heiSPARK – „Shaping Learning for Innovation“ ist angesiedelt bei heiSKILLS und der Prorektorin für Studium und Lehre der Universität Heidelberg und setzt strategische Impulse zur Förderung innovativer Lehr-Lernformate und transformativer Kompetenzen. Das Projekt wird gefördert von der Stiftung für Innovation in der Hochschullehre.

Im Projekt heiSPARK ist ab Februar 2026 eine Stelle in Teilzeit (50 %, 0,5 VZÄ) befristet bis 2029 (mit Aussicht auf Verlängerung bis 2031) zu besetzen:

**Projektassistenz / Budgetverwaltung (w/m/d)**

**Ihre Aufgaben:**

- Budgetverwaltung (u. a. Erstellung und Überwachung des Projektbudgets, Mittelzuweisung, Planung Personalkosten)
- Verfassen von Finanzberichten
- Personalverwaltung (u. a. Unterstützung bei Stellenausschreibungen, Koordination der Einstellungen)
- Monitoring (u.a. regelmäßiges Erfassen von Projektfortschritten)
- Berichterstattung und Dokumentation (u. a. Erstellung von Präsentationen und Berichten für Gremien sowie Archivierung von Projektdaten)
- Veranstaltungsmanagement (u. a. Raumbuchung, Verwaltung von Verträgen und Honoraren, Organisation der heiSPARK-Symposien sowie Summer- und Winterschools)
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben
- Pflege der Homepage

**Ihr Profil:**
- Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen
- Berufserfahrung in der Budgetverwaltung von (öffentlichen) Drittmittelprojekten ist wünschenswert
- Sicherer Umgang mit MS-Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook…)
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Berufserfahrung als Sekretär\*in oder Assistent\*in im universitären Umfeld sind wünschenswert
- Teamfähigkeit und eine zuverlässige, selbständige und gut organisierte Arbeitsweise, professionelles und freundliches Auftreten

**Wir bieten:**
- Ein vielseitiges Aufgabenspektrum innerhalb eines hoch motivierten und qualifizierten Teams
- Attraktive Möglichkeiten der Weiterbildung und Förderung der beruflichen und persönlichen Entwicklung
- Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
- Unterstützung der Mobilität der Mitarbeiter\*innen durch ein bezuschusstes Deutschlandticket
- Zugriff auf universitäre Einrichtungen (z. B. Sport, Mensa)

Die Vergütung nach TV-L.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis zum **15.01.2026** in einer PDF-Datei per E-Mail an Dr. Jan Heidelberger ([jan.heidelberger@uni-heidelberg.de](https://mailto:jan.heidelberger@uni-heidelberg.de)) senden.

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter [www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt](http://www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt).

Quelle: Bundesagentur für Arbeit - Rechtliche Hinweise zur Nutzung
Ob die Stelle noch verfügbar ist und weitere Informationen findest du direkt auf der Website der Bundesagentur für Arbeit. Bitte beachte: OPROMA ist nicht der Anbieter dieser Stelle und kann keine Auskünfte geben.