Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V.

Kennziffer 15/26

Unser sympathisches Projektteam sucht eine Assistenz für das Projekt Management Office (PMO) des Projekts "Transformation des Beschaffungs- und Rechnungswesens auf SAP S/4HANA" zur Unterstützung der Projektleitung und Organisation der Projektmanagementaufgaben.

Ihre Aufgaben werden

- Unterstützung der Projektleitung und des Projektteams bei der operativen Umsetzung und Steuerung von Projekten
- Organisation, Vor- und Nachbereitung von Projektterminen einschließlich der Dokumentation von Ergebnissen, Beschlüssen und der Pflege von Aufgaben- und Maßnahmenlisten
- Koordination und Kommunikation mit externen Dienstleistern, Partnern und Instituten
- Mitwirkung beim Projektcontrolling, insbesondere bei der Überwachung von Terminen und Kosten
- Erstellung, Pflege und Aufbereitung von Präsentationen und Entscheidungsunterlagen
- Erstellung, Aktualisierung und Fortschreibung zentraler Projektmanagement-Dokumente (z. B. Projektpläne, Statusberichte, Übersichten offener Punkte, Entscheidungsvorlagen)
- Organisatorische Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Gremien- und Abstimmungsterminen
- Terminkoordination in enger Abstimmung mit der Gesamtprojektsteuerung sowie den Fachteamleitungen
- Bereitstellung, Verwaltung und strukturierte Ablage projektrelevanter Unterlagen für alle Projektbeteiligten
- Administration und Pflege der zentralen Projektablage
- Unterstützung bei der laufenden Pflege der Risikoübersicht
- Mitwirkung bei Maßnahmen des Veränderungs- und Akzeptanzmanagements

Was Sie mitbringen

- Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen oder informationstechnischen Bereich
- Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise mit Bezug zur Projektassistenz oder Projektunterstützung
- Zielorientierte, strukturierte und sehr selbstständige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Service- und Qualitätsbewusstsein
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie eine partnerschaftliche und teamorientierte Zusammenarbeit
- Erfahrung im Umgang mit KI‑gestützten Anwendungen oder die Bereitschaft, sich in entsprechende Systeme und Prozesse einzuarbeiten
- Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse

Das bieten wir Ihnen

Im Rahmen eines befristeten Arbeitsverhältnisses für 5 Jahre bieten wir Ihnen je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung bis Entgeltgruppe 9a TVöD (Bund) sowie verschiedene Sozialleistungen. Unverbindliche Informationen zum Gehalt finden Sie in der Entgelttabelle des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund). Ihr Arbeitsplatz liegt in der Stadtmitte Münchens und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen. In der Nähe des Dienstgebäudes sind Betreuungsmöglichkeiten für Kinder im Alter von 6 Monaten bis 3 Jahren vorhanden.

Was Sie von uns erwarten können

- Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle
- Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheitsförderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
- Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs
- Daneben werden die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund) gewährt
- Wir bieten die Möglichkeit des mobilen Arbeitens

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir freuen uns über Bewerber*innen jeglichen Hintergrunds.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Online-Bewerbung(Kennziffer 15/26), einschließlich eines persönlich verfassten Anschreibens.

Bewerbungsfrist: