Projektmanager (m/w/d)

Arbeitgeber: documediaS GmbH

Projektmanager:in für wissenschaftliche Kongresse (m/w/d)

Du bringst die Systeme hinter internationalen Fachkongressen zum Laufen: Abstract-Einreichung, Review, Programm, App und ePoster-Portal. Zwischen Fachgesellschaft und Entwicklungsteam übersetzt du Anforderungen, hältst Deadlines und sorgst dafür, dass am Kongresstag alles steht.



Vergütung

Attraktiv

Details im ersten Gespräch



Standort

30449 Hannover

hybrid, teils remote



Sprachen

DE · EN · FR

fließend in Wort & Schrift



Reisen

Mehrmals im Jahr

Kongresse, auch international







Worum es geht

Ein Kongressjahr hat vier harte Termine. Du hältst sie alle.

Wissenschaftliche Kongresse folgen einem festen Zyklus. Jede Phase hat ihre eigene Mechanik - und ihre eigene Deadline, die sich nicht verschieben lässt. Genau hier liegt deine Rolle.





1 Call for Abstracts

Einreichungsformulare, Themenstruktur und Fristen konfigurieren - bevor die erste Einreichung kommt.



2 Review

Begutachtungs-Workflows aufsetzen, Gutachtende betreuen, Bewertungen sauber durch den Prozess bringen.



3 Programmfreigabe

Aus angenommenen Beiträgen wird ein Programm. Abhängigkeiten und Risiken behältst du im Blick.



4 Kongress & ePoster

Go-live von App und ePoster-Portal, Betreuung vor Ort - mehrere tausend Teilnehmende nutzen, was du gebaut hast.





Deine Aufgaben

Was du bei uns machst





Du verantwortest Einführung und laufende Betreuung unserer Systeme für wissenschaftliche Kongresse - von der Konfiguration der Einreichungs- und Review-Workflows bis zum Go-live von App und ePoster-Portal.

Du übersetzt Kundenwünsche in klare, nachvollziehbare Anforderungen für die Entwicklung und setzt gemeinsam mit dem Dev-Team Prioritäten.

Du erkennst wiederkehrende Anfragen und machst daraus Input für die Produkt-Roadmap - statt Workarounds im Einzelfall.

Du bist erste Ansprechperson für Fachgesellschaften und Veranstalter: Kick-off, Abstimmung, Schulung, Statusberichte.

Du planst Timelines rund um harte Deadlines - Call for Abstracts, Review-Phase, Programmfreigabe, Kongresstermine - und hast Abhängigkeiten und Risiken im Griff.

Du betreust Kongresse vor Ort - mehrmals im Jahr, auch international.

Dein Profil

Was du mitbringen solltest

Das brauchst du

Voraussetzung





Deutsch, Englisch und Französisch fließend in Wort und Schrift.

Mindestens 2 Jahre Erfahrung im IT-Projektmanagement, Eventmanagement, wissenschaftlichen Programmmanagement oder einem verwandten Feld.

Ausgeprägte Organisationsstärke und ein verlässliches Gespür für Termine.

Sorgfalt im Detail und ein hoher Qualitätsanspruch.

Sicherer Umgang mit webbasierten Plattformen und Datenbanken.



Schön, wenn du das mitbringst

Von Vorteil



Studium im naturwissenschaftlichen oder IT-Bereich.

Erfahrung mit wissenschaftlichen Programmen, Abstract-Einreichungen oder Kongressen.

Zwei Jahre Erfahrung in der MICE-Branche.

Praxis mit Projektmanagement-Tools wie Jira oder Asana.

Grundkenntnisse in SQL und HTML - oder die Lust, sie dir anzueignen.





Was dir den Alltag leichter macht





Mehrere Projekte parallel

Analytisches Problemlösen

Klare Kundenkommunikation

Proaktiv & anpassungsfähig

MS Office (fortgeschritten)

Ruhe bei hohem Tempo





Klartext





Kongresstermine liegen manchmal am Wochenende. Ein paar Mal im Jahr heißt das Wochenendarbeit - das sagen wir lieber jetzt als im dritten Gespräch.

Deadlines im Kongressgeschäft verschieben sich nicht. Wenn der Call for Abstracts schließt, schließt er.

Wie viele Kongresse du im Jahr vor Ort begleitest, richtet sich nach dem Kalender - mal sind es wenige, mal mehr. Planbar bleibt es, weil die Termine lange feststehen.

Was wir bieten

Warum die Rolle sich lohnt

1.000+

Sichtbare Wirkung

Was du ausrollst, nutzen mehrere tausend Teilnehmende pro Veranstaltung - nicht irgendwann, sondern am Kongresstag.



Nische

Echte Tiefe

Ein Markt mit wenigen Spezialistinnen und Spezialisten. Du wirst Expert:in für etwas, das kaum jemand kann.



Kurz

Entscheidungswege

Direkter Draht zu Produkt und Entwicklung. Deine Beobacht...