Arbeitgeber: documediaS GmbH

Projektmanager:in für wissenschaftliche Kongresse (m/w/d)
Du bringst die Systeme hinter internationalen Fachkongressen zum Laufen: Abstract-Einreichung, Review, Programm, App und ePoster-Portal. Zwischen Fachgesellschaft und Entwicklungsteam übersetzt du Anforderungen, hältst Deadlines und sorgst dafür, dass am Kongresstag alles steht.

Vergütung
Attraktiv
Details im ersten Gespräch

Standort
30449 Hannover
hybrid, teils remote

Sprachen
DE · EN · FR
fließend in Wort & Schrift

Reisen
Mehrmals im Jahr
Kongresse, auch international



Worum es geht
Ein Kongressjahr hat vier harte Termine. Du hältst sie alle.
Wissenschaftliche Kongresse folgen einem festen Zyklus. Jede Phase hat ihre eigene Mechanik - und ihre eigene Deadline, die sich nicht verschieben lässt. Genau hier liegt deine Rolle.


1 Call for Abstracts
Einreichungsformulare, Themenstruktur und Fristen konfigurieren - bevor die erste Einreichung kommt.

2 Review
Begutachtungs-Workflows aufsetzen, Gutachtende betreuen, Bewertungen sauber durch den Prozess bringen.

3 Programmfreigabe
Aus angenommenen Beiträgen wird ein Programm. Abhängigkeiten und Risiken behältst du im Blick.

4 Kongress & ePoster
Go-live von App und ePoster-Portal, Betreuung vor Ort - mehrere tausend Teilnehmende nutzen, was du gebaut hast.


Deine Aufgaben
Was du bei uns machst


Du verantwortest Einführung und laufende Betreuung unserer Systeme für wissenschaftliche Kongresse - von der Konfiguration der Einreichungs- und Review-Workflows bis zum Go-live von App und ePoster-Portal.
Du übersetzt Kundenwünsche in klare, nachvollziehbare Anforderungen für die Entwicklung und setzt gemeinsam mit dem Dev-Team Prioritäten.
Du erkennst wiederkehrende Anfragen und machst daraus Input für die Produkt-Roadmap - statt Workarounds im Einzelfall.
Du bist erste Ansprechperson für Fachgesellschaften und Veranstalter: Kick-off, Abstimmung, Schulung, Statusberichte.
Du planst Timelines rund um harte Deadlines - Call for Abstracts, Review-Phase, Programmfreigabe, Kongresstermine - und hast Abhängigkeiten und Risiken im Griff.
Du betreust Kongresse vor Ort - mehrmals im Jahr, auch international.
Dein Profil
Was du mitbringen solltest
Das brauchst du
Voraussetzung


Deutsch, Englisch und Französisch fließend in Wort und Schrift.
Mindestens 2 Jahre Erfahrung im IT-Projektmanagement, Eventmanagement, wissenschaftlichen Programmmanagement oder einem verwandten Feld.
Ausgeprägte Organisationsstärke und ein verlässliches Gespür für Termine.
Sorgfalt im Detail und ein hoher Qualitätsanspruch.
Sicherer Umgang mit webbasierten Plattformen und Datenbanken.

Schön, wenn du das mitbringst
Von Vorteil

Studium im naturwissenschaftlichen oder IT-Bereich.
Erfahrung mit wissenschaftlichen Programmen, Abstract-Einreichungen oder Kongressen.
Zwei Jahre Erfahrung in der MICE-Branche.
Praxis mit Projektmanagement-Tools wie Jira oder Asana.
Grundkenntnisse in SQL und HTML - oder die Lust, sie dir anzueignen.


Was dir den Alltag leichter macht


Mehrere Projekte parallel
Analytisches Problemlösen
Klare Kundenkommunikation
Proaktiv & anpassungsfähig
MS Office (fortgeschritten)
Ruhe bei hohem Tempo


Klartext


Kongresstermine liegen manchmal am Wochenende. Ein paar Mal im Jahr heißt das Wochenendarbeit - das sagen wir lieber jetzt als im dritten Gespräch.
Deadlines im Kongressgeschäft verschieben sich nicht. Wenn der Call for Abstracts schließt, schließt er.
Wie viele Kongresse du im Jahr vor Ort begleitest, richtet sich nach dem Kalender - mal sind es wenige, mal mehr. Planbar bleibt es, weil die Termine lange feststehen.
Was wir bieten
Warum die Rolle sich lohnt
1.000+
Sichtbare Wirkung
Was du ausrollst, nutzen mehrere tausend Teilnehmende pro Veranstaltung - nicht irgendwann, sondern am Kongresstag.

Nische
Echte Tiefe
Ein Markt mit wenigen Spezialistinnen und Spezialisten. Du wirst Expert:in für etwas, das kaum jemand kann.

Kurz
Entscheidungswege
Direkter Draht zu Produkt und Entwicklung. Deine Beobacht...