Sachbearbeiter*in Sekretariat

Die Technische Universität Dortmund ist eine dynamische forschungsorientierte Universität mit 17 Fakultäten in den Natur- und Ingenieurwissenschaften sowie Gesellschafts- und Kulturwissenschaften. Auf unserem internationalen Campus leisten rund 6 700 Beschäftigte täglich einen Beitrag, um drängende Fragen der Gegenwart und der Zukunft zu lösen. Offenheit und Vielfalt prägen nicht nur das Miteinander in Forschung und Lehre, sondern auch in Technik und Verwaltung.

Diese zwei Stellen sind in der Fakultät Physik im Bereich Kondensierte Materie sowie im Bereich Medizinphysik zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet zu besetzen. Die Tätigkeit wird nach Entgeltgruppe 9a TV-L vergütet. Es handelt sich um zwei Vollzeitstellen. Eine Beschäftigung in bzw. Reduzierung auf Teilzeit ist grundsätzlich möglich.

Sachbearbeiter*in Sekretariat

• projektbegleitende Haushaltsführung sowie administrative Betreuung und Überwachung von nationalen und internationalen Drittmittelprojekten

• Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben einschließlich selbstständiger Korrespondenz auf Deutsch und Englisch

• Unterstützung bei der Vorbereitung von Anträgen zu Personalmaßnahmen

• Mitarbeit bei Beschaffungsprozessen und Erstellung von Verwendungsnachweisen

• Mitwirkung bei der Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen

• Abwicklung von Dienstreisen inklusive Reiseplanung und Reisekostenabrechnung

• Administration des Lehrbetriebs, z. B. Terminkoordination und Verwaltung von Noteneinträgen

• Vertretung bzw. Unterstützung anderer Einrichtungen der Fakultät

• eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine gleichwertige Berufsausbildung im verwaltenden/kaufmännischen Bereich

• eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit im Umfeld modernster Forschung

• einen sicheren Arbeitsplatz mit vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten

• ein geschlechtergerechtes und kollegiales Team an einer familienfreundlichen Hochschule

• ein betriebliches Gesundheitsmanagement, vergünstigtes Mittagsessen in verschiedenen Mensen, Teilnahme am Hochschulsport, kostenlose Parkplätze u. v. m.

Was wir außerdem zu bieten haben? - Informieren Sie sich gerne hier.

• erste Erfahrung in der allgemeinen Verwaltung bzw. im Sekretariat

• Routine im Umgang mit der gängigen MS Office-Software und Grundkenntnisse der SAP-Anwendungsprogramme (ESS, SRM, FIORI etc.)

• sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse

• einen sicheren Umgang mit Zahlen und ein analytisches Verständnis

• ausgeprägtes Organisationstalent, hohe Eigeninitiative und starke Kommunikationsfähigkeiten

• eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie Freunde an der Zusammenarbeit im Team