Wir suchen für unseren Kunden, Forschungseinrichtung im öffentlichen Bereich, am Standort Bonn eine Sachbearbeitung Einkauf (m/w/d) in Vollzeit (40 Std./Woche)


Das erwartet Sie an Ihrem zukünftigen Arbeitsplatz:
* Abwechslungsreiche Tätigkeiten in modern eingerichteten Büros
* Eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem wissenschaftlich geprägten Umfeld.
* Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeiten zur mobilen Arbeit
* Persönlicher Kontakt zu den Mitarbeitern vor Ort
* Eigenverantwortliche Erledigung Ihrer täglichen Aufgaben
* ÖPNV in unmittelbarer Nähe
* kostenlose Parkplätze in der Umgebung

Das bieten wir Ihnen bei ESD:
* Langfristige Festanstellung – unbefristeter Anstellungsvertrag
* festes Monatsgehalt
* Betriebliche Altersvorsorge nach der Probezeit möglich
* Mitarbeiterrabatte auf Produkte und Dienstleistungen namhafter Anbieter
* Erstattung des Deutschlandticket
* keine Nacht- und Wochenenddienste
* umfassende Einarbeitung
* abwechslungsreicher Arbeitsalltag
* Weiterbildung/Schulungen intern sowie extern
* Direkter Kontakt zur Teamleitung

Ihre Aufgaben:
1. Koordination und Durchführung von Beschaffungen
Sie verantworten den gesamten Ablauf von der Bedarfsermittlung bis zur Bestellung, u. a.:

* Einholung und Vergleich von Angeboten (Laborbedarf, wissenschaftliche Geräte, IT, Dienstleistungen).
* Bewertung von Preisen, Lieferfristen und technischen Spezifikationen.
* Erstellung von Bestellungen im ERP-System.
* Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen und technischen Teams zur Klärung individueller Beschaffungsanforderungen.
2. Vergaberechtliche Vorgaben sicherstellen
Da die Einrichtung dem öffentlichen Vergaberecht unterliegt, gewährleisten Sie:

* Anwendung der UVgO / VgV gemäß Wertgrenzen.
* Erstellung vollständiger Vergabedokumentationen, Begründungen und Vermerke.
* Durchführung von beschränkten Ausschreibungen und Verhandlungsvergaben.
* Sicherstellung von Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Auditierbarkeit.
3. Lieferantenmanagement & Kommunikation
Sie sind erste Ansprechperson für externe Dienstleister und Lieferanten:

* Verhandlungen zu Lieferzeiten, Preisen und Vertragsdetails.
* Klärung technischer Rückfragen in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen.
* Pflege und Weiterentwicklung des Lieferantenpools.
* Identifikation geeigneter neuer Anbieter im Rahmen geltender Richtlinien.
4. Rechnungsprüfung & Budgetabgleich
Zu Ihren Aufgaben gehören:

* Prüfung von Rechnungen inklusive Mengen-, Preis- und Qualitätsabgleich.
* Klärung von Differenzen mit Lieferanten und internen Bedarfsträgern.
* Unterstützung bei Budgetkontrollen und Jahresabschlussarbeiten.
5. Unterstützung der wissenschaftlichen Abteilungen
Sie beraten die Fachbereiche u. a. zu:

* technischen Beschaffungswegen,
* geeigneten Lieferanten,
* Vergabeverfahren,
* eiligen und projektspezifischen Bedarfen.
Viele Forschungsprojekte erfordern kurzfristige, teils internationale Beschaffungen – daher arbeiten Sie eng und lösungsorientiert mit den Forschungsteams zusammen.
6. Dokumentation, Ablage & Digitalisierung
Sie stellen ein transparentes Beschaffungswesen sicher:

* Führung vollständiger digitaler Einkaufsakten.
* Erstellung von Übersichten, Berichten und Auswertungen für die Leitungsebene.
* Mitarbeit an Digitalisierungsprojekten (z. B. elektronische Vergabe, digitale Aktenführung).
7. Mitarbeit in bereichsübergreifenden Projekten
Beispielsweise:

* Umsetzung nachhaltiger Beschaffungsstrategien (gemäß gesetzlichen Vorgaben).
* Optimierung von Bestell- und Freigabeprozessen.
* Qualitätssicherung und interne Prozessprüfung.

Ihr Profil:
* Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
* Berufserfahrung im Einkauf, vorzugsweise im öffentlichen oder wissenschaftlichen Bereich.
* Kenntnisse im Vergaberecht (UVgO / VgV) oder Bereitschaft zur entsprechenden Fortbildung.
* Sicherer Umgang mit ERP-Systemen und sehr gute MS-Office-Kenntnisse.
* Ausgeprägte Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit.
* Strukturierte, sorgfältige und dokumentationsstarke Arbeitsweise.
* Sehr gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse von Vorteil

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Wir freuen uns, von Ihnen zu hören!
Für Rückfragen wenden Sie sich gerne an
Nadia Ellafi
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