Sachbearbeitung in der Technischen Gebäudeausrüstung (TGA) (m/w/d)

Als einer der größten Arbeitgeber der Region sorgt das Land Berlin mit rund 136.000 Mitarbeitenden täglich dafür, dass Berlin als pulsierende Metropole und als Zuhause für ca. 3,7 Millionen Menschen funktioniert.

Das Facility Management des Bezirks Mitte steuert den gesamten Lebenszyklus der Immobilien im Eigentum des Bezirks und optimiert deren Bestand und Nutzungsstruktur. Das beinhaltet unter anderem die Standortsuche, An- und Vermietung, das Verwalten und Bewirtschaften, in Teilen auch das Betreiben der Objekte, sowie die Planung und Durchführung von Bauprojekten.

Ihre Aufgabe

Zu Ihren Tätigkeiten zählen u.a.:

1. Verwaltungstätigkeiten mit fachlichem Bezug
• Organisation und Begleitung des Rechnungsdurchlaufs inkl. Prüfung, Klärung von Unstimmigkeiten und Vorbereitung von Folgeaufträgen
• Eigenständige Nachverfolgung von Vorgängen (Aufträge, Rechnungen, Mängel) inkl. Korrespondenz
• Erstellung und Optimierung von Vorlagen und Prozessen zur Vereinheitlichung von Abläufen
2. Objektbetreuung im Rahmen der Mängelbearbeitung und -beseitigung
• Beauftragung und Koordination von Sofortreparaturen zur Sicherstellung der Betriebsfähigkeit technischer Anlagen
• Vorbereitung und Mitwirkung bei Vergaben inkl. Angebotseinholung und -auswertung
• Erstellung von Vergabevermerken und Beauftragung von Wartungen und Prüfleistungen
• Überwachung von Wartungs- und Prüffristen sowie Verfolgung von Vertragszielen
• Terminverfolgung, Dokumentation sowie Mahnwesen
• Prüfung und Plausibilisierung von Rechnungen
3. Datenmanagement und Dokumentation
• Digitalisierung, Prüfung und strukturierte Ablage
• Pflege und Weiterentwicklung der Ordner- und Ablagestrukturen in Abstimmung mit anderen Bereichen
• Erstellung von Übersichten, Auswertungen und Berichten
• Aufbau und Pflege von Datenbanken
• Aufbereitung und Bereitstellung von Daten für das CAFM-System (essentialsFM)
4. Sonderaufgaben
• Auf Weisung der Gruppenleitung
• Bereitschaft zur Wahrnehmung von Ortsterminen, deren Zugang nicht immer barrierefrei ist

Bitte entnehmen Sie das vollständige Aufgabengebiet dem für diese Stelle erstellen Anforderungsprofil, welches über den Button "weitere Informationen" einzusehen ist.
Besoldungs-/Entgeltgruppe: A8 / E 8
Arbeitszeit: Vollzeit
Besetzbar ab sofort
Unbefristet

Ihr Profil

Sie haben als...
• Tarifbeschäftigte/r (m/w/d):

eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum als Verwaltungsfachangestellten, Kauffrau/-mann für Büromanagement
oder
abgeschlossener Verwaltungslehrgang I
oder
vergleichbare Fachkenntnisse
• als Beamtinnen und Beamten:

die Erfüllung der laufbahnrechtlichen Voraussetzungen für das zweite Einstiegsamt der Laufbahngruppe 1 der Laufbahnfachrichtung allgemeiner Verwaltungsdienst
Die einzelnen und weiteren Anforderungen mit den jeweiligen Ausprägungen sind dem für diese Stelle erstellten Anforderungsprofil zu entnehmen, welches über den Button „weitere Informationen“ einzusehen ist.

Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
Als zertifizierter familienfreundlicher Arbeitgeber unterstützen wir flexible Arbeitszeitmodelle (z.B. Homeoffice, mobile Arbeit), eine familienfreundliche Unternehmenskultur und Beratungsangebote.

Gesundheitsmanagement
Ob Seminare, digitale Angebote oder vielfältige Gesundheitsaktivitäten, wie Laufgruppen, Yoga oder Tischtennis – wir fördern Ihre Gesundheit mit Angeboten für Einzelne und Teams.

Ein kollegiales Arbeitsklima
Gemeinsam stark: Im Bezirksamt Mitte finden Sie ein offenes und unterstützendes Team, das auf Zusammenarbeit, Respekt und gegenseitige Wertschätzung baut.

Arbeiten für das Gemeinwohl
Mit Ihrer Arbeit im Bezirksamt Mitte tragen Sie direkt dazu bei, die Lebensqualität der Menschen im Bezirk zu verbessern und das Gemeinwohl zu stärken.

Flexible Arbeitszeiten
Profitieren Sie von Gleitzeit, um Job und Privatleben besser zu vereinen. Flexible Arbeitszeiten ermöglichen Ihnen mehr Gestaltungsfreiheit und eine ausgewogene Work-Life-Balance.

Weiterbildung
Wir bieten vielfältige Weiterbildung: Inhouse-Seminare, digitale Selbstlernangebote, Kurse an der VHS und zertifizierte Lehrgänge an der Verwaltungsakademie Berlin.

Hinweise zum Bewerbungsverfahren und AnsprechpersonenBewerbungen werden ausschließlich in elektronischer Form über das Karriereportal der Berliner Verwaltung erbeten. Die Eingabe Ihrer Daten erfolgt über den Button „Jetzt bewerben“ (unten rechts in dieser Ausschreibung)
Bewerbungsunterlagen
Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen sollten enthalten:
• Aussagekräftiges Anschreiben
• Lebenslauf
• Zeugnisse über Berufsabschlüsse und relevante Qualifikationen
• Nachweise über bisherige Tätigkeiten
• ggf. Nachweis über Schwerbehinderung

Allgemeine Hinweise
Wir schätzen und fördern die Vielfalt unabhängig von Geschlecht, Lebensalter, Behinderungen, dem ethnischen Hintergrund, der Religion und Weltanschauung oder der sexuellen Orientierung. Insbesondere Bewerbungen von Frauen, Menschen mit Behinderungen sowie Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen (bei Unterrepräsentanz) und schwerbehinderte/ diesen gleichgestellten Menschen bevorzugt eingestellt sowie Menschen mit Migrationshintergrund in besonderem Maße berücksichtigt.
Sie finden sich im Profil wieder? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Ansprechperson für Ihre Fragen:
Bei Fragen rund um das Bewerbungsverfahren:
Frau Kapli
+49 30 9018-23423
Bei Fragen rund um das Aufgabengebiet:
Herr Ponath
+49 30 9018-34747