Sekretär/in (m/w/d)

Arbeitgeber: Gymnasium Panketal Freie Stadtrandsch. Berlin-Brg. gGmbH

**Stellenbezeichnung**: Schulsekretärin (m/w/d)



**Direkter Vorgesetzter**: Schulleiter/ Geschäftsführer



**Direkt unterstellte Mitarbeiter**: keine



**Wofür ist die Schulsekretärin zuständig?**



- die Schulsekretärin (m/w/d) nimmt ihre/seine Aufgaben so wahr, dass der Schulleiter/Geschäftsführer bei der Erfüllung seiner Aufgaben effektiv unterstützt wird, die Vertraulichkeit aller geschäftlichen Angelegenheiten gewahrt bleibt und ein möglichst störungsfreier Arbeitsablauf für den Vorgesetzten sichergestellt ist

- sie/er liefert einen wesentlichen Beitrag zur positiven Außenwirkung der Schule

- sie/er plant die jährlichen Regeltermine der Geschäftsführer und des Schulleiters

- zudem ist sie/er zuständig für die Kommunikation mit Eltern und Schülern während des Schultages



**Fähigkeiten:**



- Sie sind belastbar

- Sie sind flexibel

- Sie sind kommunikationsstark

- Sie haben ein sicheres und sympathisches Auftreten

- Sie sind diskret und loyal

- Sie arbeiten zielorientiert

- Sie zeichnen sich durch einen versierten Umgang mit moderner Bürotechnik aus

- Sie verfügen über sichere Kenntnisse in allen Fragen der Sekretariatsorganisation

- Sie kennen die Ziele, Strategien und Leitlinien der Schule und seine Stellung im Markt



**Ihre Aufgaben als Schulsekretärin**:



- Sie führen die Korrespondenz

- Sie empfangen Eltern und Kunden

- Sie bestellen das Büromaterial

- Sie empfangen und betreuen Besucher

- Sie führen die Wiedervorlage und die Ablage

- Sie sind zuständig für alle Zahlungsvorgänge sowie die Vorkontierung der Rechnungen

- Sie priorisieren eingehende Post- und Telefongespräche, damit Vorgänge sach- und termingerecht bearbeitet werden können

- Sie prüfen zur Unterschrift vorgelegte Schriftstücke auf formale Richtigkeit

- Sie führen die Schulbuchplanung und -abrechnung durch

- Sie erledigen die Korrespondenz - soweit fachlich möglich – selbstständig

- Sie kümmern sich um Terminabsprachen und die Terminkontrolle

- Bei delegierten Vorgängen verfolgen Sie die entsprechenden Termine

- bei Bedarf führen Sie andere, Ihrer Vorbildung und Ihren Fähigkeiten entsprechende Einzelaufträge aus, die dem Wesen nach zum Aufgabengebiet gehören oder betrieblich notwendig sind.



**Arbeitszeit:**



- 7.45 - 16.15 Uhr