Sekretär/in Teamassistenz (m/w/s) in Hausverwaltung

HOME REAL- ESTATE GmbH Verwaltung v. Grundbesitz

13156 Berlin - Deutschland

Sekretär/in Arbeit Teilzeit Nachmittag ab 05.01.2026

Beschreibung

**Über uns**:
Wir sind ein kleines, familiäres Unternehmen mit **15 Mitarbeitern**, das sich durch eine enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit auszeichnet. In unserem Team arbeiten **vier Familienmitglieder** und langjährige Freunde, die gemeinsam eine angenehme und respektvolle Atmosphäre schaffen. Wenn du Wert auf **kollegialen Zusammenhalt** und ein **familiäres Umfeld** legst, bist du bei uns genau richtig! Wir suchen eine motivierte Sekretärin/Teamassistenz (m/w/s) die eng mit einer erfahrenen Kollegin im Sekretariat zusammenarbeitet.

**Deine Aufgaben**:

**Telefon- und Empfangsmanagement**

- Freundliche Annahme und Weiterleitung eingehender Anrufe
- Erstkontakt für Eigentümer, Mieter, Handwerker und Dienstleister
- Terminorganisation und Koordination

**Post- und E-Mail-Bearbeitung**

- Sichtung, Verteilung und digitale Ablage des Posteingangs
- Strukturierte Verwaltung des allgemeinen E-Mail-Postfachs
- Erstellung und Versand von Schreiben nach Vorgabe

**Vorbereitende Buchhaltung & Rechnungswesen**

- Erfassung und Zuordnung des elektronischen Rechnungseingangs
- Vorbereitung von Buchungsunterlagen für die Buchhaltung

**Büroorganisation & Administrative Aufgaben**

- Unterstützung der Sekretariatsleitung im Tagesgeschäft
- Pflege und Organisation von digitalen und physischen Akten
- Bestellwesen und allgemeine organisatorische Aufgaben
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Versammlungsunterlagen und Dokumenten

**Dein Profil**:

- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich
- Grundkenntnisse in Englisch für die erste telefonisch Kontaktaufnahme von Anrufern sind ebenfalls Einstellungsvoraussetzung.
- Erfahrung im Büro- oder Sekretariatsbereich, idealerweise in der Immobilienbranche oder einem kaufmännischen Umfeld
- Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise mit digitaler Dokumentenverwaltung
- Sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Freundliches Auftreten und gute Kommunikationsfähigkeiten
- Teamfähigkeit und Bereitschaft, eine erfahrene Kollegin aktiv zu unterstützen

**Wir bieten**:

- Ein **familiäres Arbeitsumfeld** in einem kleinen Team, in dem jede/r geschätzt wird und der persönliche Austausch großgeschrieben wird
- **Gleitzeit** und eine flexible Arbeitsgestaltung, um Arbeit und Privatleben bestmöglich in Einklang zu bringen
- Eine strukturierte **Einarbeitung** in alle Prozesse und Softwaretools, die du für deine Aufgaben benötigst durch eine erfahrene Mitarbeiterin
- Abwechslungsreiche Aufgaben im Immobilienbereich
- Moderne Büroausstattung und digitale Arbeitsprozesse
- Da wir ein kleines Team sind, gibt es bei uns weniger Hierarchien. Du hast aber die Möglichkeit, eigenverantwortlich zu arbeiten und dich in deinem Bereich weiterzuentwickeln.

Quelle: Bundesagentur für Arbeit - Rechtliche Hinweise zur Nutzung
Ob die Stelle noch verfügbar ist und weitere Informationen findest du direkt auf der Website der Bundesagentur für Arbeit. Bitte beachte: OPROMA ist nicht der Anbieter dieser Stelle und kann keine Auskünfte geben.