Die Technische Universität Dortmund ist eine dynamische forschungsorientierte
Universität mit 17 Fakultäten in den Natur- und Ingenieurwissenschaften sowie
Gesellschafts- und Kulturwissenschaften. Auf unserem internationalen Campus
leisten rund 6 700 Beschäftigte täglich einen Beitrag, um drängende Fragen der
Gegenwart und der Zukunft zu lösen. Offenheit und Vielfalt prägen nicht nur das
Miteinander in Forschung und Lehre, sondern auch in Technik und Verwaltung.

Sekretariatsmitarbeiter*in

Diese Stelle ist in der Fakultät Physik im Bereich Kondensierte Materiezum
nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet zu besetzen. Die Tätigkeit wird nach
Entgeltgruppe 8 TV-Lvergütet. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Eine
Beschäftigung in bzw. Reduzierung auf Teilzeit ist grundsätzlich möglich.

IHRE AUFGABEN:


- Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben einschließlich selbstständiger
Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- administrative Betreuung von Mitarbeitenden, Studierenden und Gästen sowie
Vorbereitung von Anträgen für Personalmaßnahmen
- projektbegleitende Budgetüberwachung und Kostenplanung sowie Verwaltung von
Haushalts- und (internationalen) Drittmitteln
- Erstellung von Verwendungsnachweisen und Mitwirkung bei
Beschaffungsprozessen sowie Materialverwaltung und Rechnungsprüfung
- Recherchetätigkeiten und Unterstützung bei der Planung und Durchführung von
Besprechungen, Veranstaltungen und Tagungen, einschließlich Protokollführung
- Abwicklung von Dienstreisen inklusive Reiseplanung und Reisekostenabrechnung
- Administration des Lehrbetriebs, z. B. Terminkoordination und Verwaltung
von Noteneinträgen
- Vertretung bzw. Unterstützung anderer Einrichtungen der Fakultät, in
Absprache zwischen Dekanat und den beteiligten Professuren/Einrichtungen

WIR BIETEN:


- eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit mit
Gestaltungsmöglichkeiten und spannenden Herausforderungen
- vielseitige Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung durch
zahlreiche Weiterbildungsangebote
- ein geschlechtergerechtes und familienfreundliches Umfeld
- ein flexibles Arbeitszeitmodell


Wir haben noch viel mehr zu bieten! – Entdecken Sie weitere Benefits der TU
Dortmund.

IHRE QUALIFIKATION:


- eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement
oder eine gleichwertige Berufsausbildung im verwaltenden/kaufmännischen Bereich

DAS BRINGEN SIE IDEALERWEISE MIT:


- Routine im Umgang mit der gängigen MS Office-Software
- Grundkenntnisse der SAP-Anwendungsprogramme (ESS, SRM, FIORI etc.) sowie
Erfahrung mit dem Hochschulinformationssystem (BOSS, LSF)
- sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
- starke Kommunikationsfähigkeit sowie ein professionelles Auftreten im
täglichen Kontakt
- einen sicheren Umgang mit Zahlen und ein analytisches Verständnis
- hohe Eigeninitiative sowie eine selbstständige und strukturierte
Arbeitsweise mit Interesse an neuen Herausforderungen
- ausgeprägte Organisationskompetenz und Freude daran, Prozesse aktiv zu
steuern
- die Fähigkeit, auch bei wechselnden Anforderungen den Überblick zu behalten

Wir fördern Vielfalt und Chancengleichheit. Überzeugen Sie uns mit Ihrer
Persönlichkeit und Ihren Fachkenntnissen.

Bewerbungen von Frauen werden entsprechend der gesetzlichen Regelungen
bevorzugt behandelt.
Zur Berücksichtigung einer Schwerbehinderung weisen Sie diese bitte durch
geeignete Unterlagen nach.

Bei Interesse bewerben Sie sich bitte unter Angabe der Ref.-Nr. 143/25e bis
zum 07.05.2026 mit Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen über unser
Bewerbungsportal.

Fragen? Beantwortet Ihnen Anushya Vithushan gern unter der Tel. +49 (0) 2
31/755-25 32

Weitere Stellen finden Sie unter: https://karriere.tu-dortmund.de