**STELLENAUSSCHREIBUNG – VERWALTUNGSKRAFT (m/w/d)**
 
**20 Wochenstunden | Montag–Freitag | Jahresvertrag mit Option auf Entfristung**

**pulse – Jugendhilfe GmbH | Bad Abbach**

**Über uns**
 
Die **pulse – Jugendhilfe GmbH** ist eine klar strukturierte, hochprofessionelle Jugendhilfeeinrichtung mit

**zwei vollstationären, heilpädagogischen Kinder- und Jugendwohngruppen** im Raum Regensburg.
 
Wir betreuen unbegleitete minderjährige Ausländer und junge Volljährige im **24/7-Betrieb** und arbeiten nach einem klaren, modernen Führungssystem (**Steuern – Coachen – Controllen**), das stabile, verlässliche und transparente Prozesse gewährleistet.
 
Für unseren Verwaltungsbereich suchen wir eine **strukturstarke, digital kompetente und absolut zuverlässige Verwaltungskraft**, die unsere Hausleitungen und die Einrichtungsleitung professionell unterstützt.

**Ihre Rolle bei uns**
 
Die Verwaltungskraft ist ein **zentrales Element** unserer Organisationsstruktur.

Sie arbeitet:

- **nicht pädagogisch**,
- **nicht im Gruppendienst**,
- **nicht entscheidend**,
- **nicht extern kommunizierend** (außer ausdrücklich beauftragt),
- sondern **ausschließlich administrativ, strukturiert und klar angebunden** an die Hausleitungen und die Einrichtungsleitung.
 
Ihre Aufgabe:

**Sie halten unsere Verwaltungsprozesse präzise, digital sauber, revisionssicher und verlässlich am Laufen.**

**Ihre Aufgaben**
 
**1. Digitale & analoge Klientenakten**

- Pflege, Strukturierung und laufende Aktualisierung der digitalen Klientenakten (OneDrive)
- Sicherstellung der vollständigen Synchronität mit den analogen Akten
- korrekte Dateibenennung nach pulse-Standards
- Einfordern und Nachhalten fehlender Unterlagen

**2. Mitarbeiterakten**

- Pflege ausgewählter digitaler Mitarbeiterakten
- Ablage und Verwaltung von Bescheinigungen, Nachweisen und Dokumenten
- Sicherstellung eines revisionssicheren, strukturierten Aktenstandes

**3. Kassenführung & geldbezogene Prozesse**

- revisionssichere Führung der zentralen Kasse
- digitale Belegerfassung, Dokumentation & Abrechnung
- Auszahlung und Protokollierung von Taschengeld und Pauschalgeldern
- enge Abstimmung mit Bezugsbetreuern und den Hausleitungen

**4. Aufenthalts- und Ausweisdokumentation**

- Führung, Aktualisierung und Pflege verbindlicher Übersichtslisten
- Einfordern nötiger Dokumente
- Zuarbeit für behördliche Vorgänge
- externe Kommunikation nur **auf Anweisung** der Hausleitungen

**5. Administrative Vorbereitung & Organisation**

- Versand vorbereiteter Formulare, Fragebögen und Dokumente
- strukturierte Vor- und Nachbereitung administrativer Prozesse
- Zuarbeit bei terminbezogenen Abläufen (z. B. Gesundheitsamt)
- Dokumentenmanagement & E-Mail-Kommunikation innerhalb klarer CC-Strukturen

**Ihr Profil**
 
**Fachlich bringen Sie mit:**

- abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung
- sehr gute digitale Kenntnisse (Windows, MacOS, OneDrive, Word, Excel, PDF)
- präzise, strukturierte und verlässliche Arbeitsweise
- sichere schriftliche und digitale Kommunikation
- Organisationsfähigkeit & sauberes Prozessdenken
 
**Persönlich überzeugen Sie durch:**
- hohe Zuverlässigkeit & Verantwortungsbewusstsein
- klare Kommunikationskompetenz
- strukturierte Arbeitsweise & Temporesistenz
- Loyalität, Diskretion & professionelles Auftreten
- Freude an der Arbeit in klar definierten Strukturen
- stabile Persönlichkeit und sichere Rollengrenzen
 
**Formal wünschenswert:**
- Führerschein Klasse B
- Erfahrung in Verwaltung / Büroorganisation
- Erfahrung im sozialen Bereich (kein Muss)

**Ihre Rolle im Führungssystem**
 
Unser Führungssystem ist klar:
 
**Einrichtungsleitung → Hausleitungen → Mitarbeitende**
 
Als Verwaltungskraft arbeiten Sie:

- **nicht autonom**
- **nicht leitend**
- **nicht entscheidend**
- sondern **klar angebunden, strukturiert und priorisiert** in enger Kooperation mit den Hausleitungen und der Einrichtungsleitung.
 
Sie profitieren von:
- klaren Rollen
- klaren Prozessen
- verlässlichen Prioritäten
- einem professionellen, stabilen Arbeitsumfeld

**Wir bieten**

- Jahresvertrag mit Option auf Entfristung
- Vergütung angelehnt an **TVöD** (Qualifikation vorausgesetzt)
- moderne digitale Arbeitsumgebung (Apple-Hardware, OneDrive, strukturierte digitale Ablagesysteme)
- geregelte Arbeitszeiten (Mo–Fr, 20 Stunden)
- klare Rollenvorgaben und transparente Abläufe
- ein wertschätzendes, professionelles Arbeitsumfeld
- eine sinnstiftende Tätigkeit in einer strukturierten Jugendhilfeeinrichtung

**Bewerbung**
 
**Thomas Schmidbauer**

Einrichtungsleitung

E-Mail: **thomas.schmidbauer@pulse-jugendhilfe.de**

Mobil: **+49 160 938 455 88**
 
pulse – Jugendhilfe GmbH

Frauenbrünnlstraße 24

93077 Bad Abbach
 
Bei Rückfragen erreichen Sie uns gerne per E-Mail; telefonische oder digitale Gespräche ermöglichen wir nach Vereinbarung.