Kodiak GmbH
97082 Würzburg - Deutschland
Büroassistent/in
Arbeit
Vollzeit
ab 31.03.2026
Beschreibung
\*\*WIR BEI KODIAK \*\*stehen für fundiertes Know-how in der Umsetzung komplexer Infrastrukturprojekte. Als verlässlicher Partner für Projektumsetzer und Entwickler realisieren wir europaweit anspruchsvolle Linienbauwerke, Energie- sowie Infrastrukturprojekte, egal ob onshore, offshore oder bei der Modernisierung bestehender Netze. Bei uns geht es um mehr als Technik: Wir glauben an echte Zusammenarbeit, persönliche Entwicklung und Raum für neue Ideen. Unsere Spezialisten denken Projekte ganzhei...
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\*\*WIR BEI KODIAK \*\*stehen für fundiertes Know-how in der Umsetzung komplexer Infrastrukturprojekte. Als verlässlicher Partner für Projektumsetzer und Entwickler realisieren wir europaweit anspruchsvolle Linienbauwerke, Energie- sowie Infrastrukturprojekte, egal ob onshore, offshore oder bei der Modernisierung bestehender Netze. Bei uns geht es um mehr als Technik: Wir glauben an echte Zusammenarbeit, persönliche Entwicklung und Raum für neue Ideen. Unsere Spezialisten denken Projekte ganzheitlich, handeln lösungsorientiert und begleiten komplexe Vorhaben vom ersten Konzept bis zur Inbetriebnahme, mit Leidenschaft, Verantwortung und dem Blick fürs Wesentliche.
**DEINE AUFGABEN**
Die Teamassistenz unterstützt die Leitungsebenen innerhalb des jeweiligen Teilprojekts, indem sie administrative und organisatorische Aufgaben übernimmt und zur reibungslosen Kommunikation aller Beteiligten innerhalb und außerhalb unseres Kunden Projektes beiträgt. Die Tätigkeit ist zu 40% im Remote und zu 60% im Büro umzusetzen.
Die Aufgaben umfassen unter anderem:
- Terminkoordination sowie Organisation von Meetings und Veranstaltungen einschließlich externer Raumbuchungen und Bewirtung
- AnsprechpartnerIn vor Ort für jegliche Belange, die den Standort betreffen (Parkplätze, Raumbuchung, Catering, Konferenztechnik, etc.)
- Bestellt Büromaterial sowie ggf. weiteres Verbrauchsmaterial und überprüft den Bestand
- Unterstützung des ZB HSE in ad hoc Belangen sowie bei der Ausgabe von Besucher PSA
- AnsprechpartnerIn im aktuellen Tagesgeschäft
- Unterstützung bei inhaltlichen Aufgaben der Teams
- Rechnungsprüfung & -freigabe (bei Belegen zu Workshop-Loaction etc.)
- SPoC für den Sharepoint
- Ein- und Austritt von Projektmitarbeitenden begleiten
- Bedient nach Bedarf Tools wie CDE, JIRA, Sharepoint, Eplass zum Dokumentenmanagement und kollaborativen Arbeiten
- Vor- und Nachbereitung von Meetingformaten (u.a. Versand der Agenda vorab, Protokollierung, Nachverfolgung und Tracking Erledigung in TP-DAN)
- Verwaltung der digitalen & analogen Post sowie Korrespondenz
**ANFORDERUNGEN & DEINE EXPERTISE**
- Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische oder technische Berufsausbildung und mehrjährige Berufserfahrung oder ein abgeschlossenes Studium Betriebswirtschaft, Ingenieurwesen, Projektmanagement o.ä.
- Sie verfügen über tätigkeitsrelevante Kenntnisse in Assistenzfunktionen, idealerweise im Projektmanagement.
- Sie sind es gewohnt, selbstständig und strukturiert zu arbeiten
- Sie besitzen fundierte Kenntnisse der gängigen Office-Anwendungen (M365)
- Grundkenntnisse in SAP und DMS sind wünschenswert
- Sie zeichnen sich aus durch eine hohe Einsatzbereitschaft, Kommunikationsgeschick sowie Eigeninitiative und Geduld aus
**UNSER ANGEBOT**
- Flexible Arbeitszeiten inkl. Homeoffice (2 Tage die Woche)
- Social Benefits: Become1 (50€ Budget mtl.), BAV samt Zuschuss, Sonderurlaubstage, Corporate Benefits uvm.
- Make an Impact in einem jungen und schnell wachsenden Unternehmen mit großen Ambitionen
- Attraktive Vergütung
- Regelmäßige Teamevents & Townhalls in Berlin und Hamburg
- Offene Unternehmenskultur in lockerer Atmosphäre und mit flachen Hierarchien
- Aktive Mitgestaltung der Energiewende in einem sicheren Zukunftsmarkt
**DEINE AUFGABEN**
Die Teamassistenz unterstützt die Leitungsebenen innerhalb des jeweiligen Teilprojekts, indem sie administrative und organisatorische Aufgaben übernimmt und zur reibungslosen Kommunikation aller Beteiligten innerhalb und außerhalb unseres Kunden Projektes beiträgt. Die Tätigkeit ist zu 40% im Remote und zu 60% im Büro umzusetzen.
Die Aufgaben umfassen unter anderem:
- Terminkoordination sowie Organisation von Meetings und Veranstaltungen einschließlich externer Raumbuchungen und Bewirtung
- AnsprechpartnerIn vor Ort für jegliche Belange, die den Standort betreffen (Parkplätze, Raumbuchung, Catering, Konferenztechnik, etc.)
- Bestellt Büromaterial sowie ggf. weiteres Verbrauchsmaterial und überprüft den Bestand
- Unterstützung des ZB HSE in ad hoc Belangen sowie bei der Ausgabe von Besucher PSA
- AnsprechpartnerIn im aktuellen Tagesgeschäft
- Unterstützung bei inhaltlichen Aufgaben der Teams
- Rechnungsprüfung & -freigabe (bei Belegen zu Workshop-Loaction etc.)
- SPoC für den Sharepoint
- Ein- und Austritt von Projektmitarbeitenden begleiten
- Bedient nach Bedarf Tools wie CDE, JIRA, Sharepoint, Eplass zum Dokumentenmanagement und kollaborativen Arbeiten
- Vor- und Nachbereitung von Meetingformaten (u.a. Versand der Agenda vorab, Protokollierung, Nachverfolgung und Tracking Erledigung in TP-DAN)
- Verwaltung der digitalen & analogen Post sowie Korrespondenz
**ANFORDERUNGEN & DEINE EXPERTISE**
- Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische oder technische Berufsausbildung und mehrjährige Berufserfahrung oder ein abgeschlossenes Studium Betriebswirtschaft, Ingenieurwesen, Projektmanagement o.ä.
- Sie verfügen über tätigkeitsrelevante Kenntnisse in Assistenzfunktionen, idealerweise im Projektmanagement.
- Sie sind es gewohnt, selbstständig und strukturiert zu arbeiten
- Sie besitzen fundierte Kenntnisse der gängigen Office-Anwendungen (M365)
- Grundkenntnisse in SAP und DMS sind wünschenswert
- Sie zeichnen sich aus durch eine hohe Einsatzbereitschaft, Kommunikationsgeschick sowie Eigeninitiative und Geduld aus
**UNSER ANGEBOT**
- Flexible Arbeitszeiten inkl. Homeoffice (2 Tage die Woche)
- Social Benefits: Become1 (50€ Budget mtl.), BAV samt Zuschuss, Sonderurlaubstage, Corporate Benefits uvm.
- Make an Impact in einem jungen und schnell wachsenden Unternehmen mit großen Ambitionen
- Attraktive Vergütung
- Regelmäßige Teamevents & Townhalls in Berlin und Hamburg
- Offene Unternehmenskultur in lockerer Atmosphäre und mit flachen Hierarchien
- Aktive Mitgestaltung der Energiewende in einem sicheren Zukunftsmarkt
Ref-Nr.: 10099336
Aktualisiert:
31.03.2026
Quelle: Bundesagentur für Arbeit
weitere Infos Rechtliche Hinweise zur Nutzung
Ob die Stelle noch verfügbar ist und weitere Informationen findest du direkt auf der Website der Bundesagentur für Arbeit. Bitte beachte: OPROMA ist nicht der Anbieter dieser Stelle und kann keine Auskünfte geben.
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