Ingenieur-Büro Jödicke GmbH & Co. KG
31787 Hameln - Deutschland
Sekretär/in
Arbeit
Teilzeit Nachmittag
ab 05.01.2026
Beschreibung
Du bist gerne erste Ansprechperson, behältst den Überblick und unterstützt ein Team, das Hand in Hand arbeitet?
Dann werde unsere **Teamassistenz (m/w/d)** in Teilzeit bei ca. 25 Std./Woche.
Bei uns erwartet dich ein familiäres Umfeld, in dem du deine organisatorischen Stärken voll einbringen kannst.
Aufgaben
**Kaufmännische Aufgaben & Projektunterstützung**
- Berechnung von Honoraren, Erstellung von Angeboten sowie Vorbereitung und Erstellung von Honorarrechnungen
- Abfrage des Projektstatus bei den Projektleitern, Überprüfung von Zahlungseingängen sowie Nachverfolgung offener Posten
- Rechnungsprüfung und Abrechnung von Bauleistungen sowie Überwachung von Budgets, Fristen und Vertragslaufzeiten
- Erstellung von Präsentationen, Berichten und Auswertungen für die Projekt- und Geschäftsleitung
- Unterstützung beim Qualitätsmanagement nach ISO 9001, inkl. Zusammenstellung der Unterlagen für Audits
- Begleitung, Dokumentation und Initiierung von Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung interner Prozesse
**Organisatorische und administrative Unterstützung**
- Unterstützung der Bau- und Projektleitung bei der Terminplanung, Vorbereitung und Koordination von Meetings sowie Pflege der Projektunterlagen
- Kommunikation mit Geschäftspartnern, Behörden, Kunden und Dienstleistern – inklusive E-Mail- und Telefonkorrespondenz sowie Empfang von Gästen
- Organisation von Reisebuchungen, Auslagenmanagement und allgemeiner Büroorganisation (z. B. interne Besprechungen, externe Schulungen, Firmenveranstaltungen wie Weihnachtsfeier oder Betriebsausflug)
- Aufbereitung und Versand von Planunterlagen
- Dokumenten-, Daten- und Informationsmanagement
- Pflege von Datenbanken, Ablagesystemen und digitalen Prozessen
- Erstellung, Strukturierung und Archivierung projektbezogener sowie allgemeiner Ordner in digitaler und physischer Form
- Fuhrpark-, IT- und Vertragsmanagement
- Operatives Fuhrparkmanagement für unsere Fahrzeugflotte
- Betreuung der softwarebezogenen Verwaltungsprozesse: Überblick über eingesetzte Lizenzen, Bedarfsermittlung, Verlängerungen und Einkauf in Zusammenarbeit mit der IT
- Verwaltung relevanter Verträge wie Mobilfunk-, Internet- oder Servicedienstleistungsverträge
**Qualifikationen / Anforderungen**
- Kaufmännische Ausbildung oder relevante Erfahrung
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Grundkenntnisse im Umgang mit modernen Kommunikationsmitteln und digitalen Tools
- Freundliche, offene Kommunikation
- Selbstständige, Sorgfältige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
- Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und ein sicherer Umgang mit sensiblen Daten
- Freude an Teamarbeit und ein positiver Umgangston
- Leistungen der Anstellung
- Unbefristete Anstellung
- Möglichkeit zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung durch interne und externe Schulungen
- Attraktive Vergütung mit 13. Monatsgehalt als Erfolgsbeteiligung
- 30 Urlaubstage + Weihnachten und Silvester frei
- Flexible Arbeitszeiten & familienfreundliche Arbeitsgestaltung
- Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
- Ein motiviertes Team und eine offene Unternehmenskultur
- Vermögenswirksame Leistungen
- Firmenfitness (Auf Wunsch)
Dann werde unsere **Teamassistenz (m/w/d)** in Teilzeit bei ca. 25 Std./Woche.
Bei uns erwartet dich ein familiäres Umfeld, in dem du deine organisatorischen Stärken voll einbringen kannst.
Aufgaben
**Kaufmännische Aufgaben & Projektunterstützung**
- Berechnung von Honoraren, Erstellung von Angeboten sowie Vorbereitung und Erstellung von Honorarrechnungen
- Abfrage des Projektstatus bei den Projektleitern, Überprüfung von Zahlungseingängen sowie Nachverfolgung offener Posten
- Rechnungsprüfung und Abrechnung von Bauleistungen sowie Überwachung von Budgets, Fristen und Vertragslaufzeiten
- Erstellung von Präsentationen, Berichten und Auswertungen für die Projekt- und Geschäftsleitung
- Unterstützung beim Qualitätsmanagement nach ISO 9001, inkl. Zusammenstellung der Unterlagen für Audits
- Begleitung, Dokumentation und Initiierung von Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung interner Prozesse
**Organisatorische und administrative Unterstützung**
- Unterstützung der Bau- und Projektleitung bei der Terminplanung, Vorbereitung und Koordination von Meetings sowie Pflege der Projektunterlagen
- Kommunikation mit Geschäftspartnern, Behörden, Kunden und Dienstleistern – inklusive E-Mail- und Telefonkorrespondenz sowie Empfang von Gästen
- Organisation von Reisebuchungen, Auslagenmanagement und allgemeiner Büroorganisation (z. B. interne Besprechungen, externe Schulungen, Firmenveranstaltungen wie Weihnachtsfeier oder Betriebsausflug)
- Aufbereitung und Versand von Planunterlagen
- Dokumenten-, Daten- und Informationsmanagement
- Pflege von Datenbanken, Ablagesystemen und digitalen Prozessen
- Erstellung, Strukturierung und Archivierung projektbezogener sowie allgemeiner Ordner in digitaler und physischer Form
- Fuhrpark-, IT- und Vertragsmanagement
- Operatives Fuhrparkmanagement für unsere Fahrzeugflotte
- Betreuung der softwarebezogenen Verwaltungsprozesse: Überblick über eingesetzte Lizenzen, Bedarfsermittlung, Verlängerungen und Einkauf in Zusammenarbeit mit der IT
- Verwaltung relevanter Verträge wie Mobilfunk-, Internet- oder Servicedienstleistungsverträge
**Qualifikationen / Anforderungen**
- Kaufmännische Ausbildung oder relevante Erfahrung
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Grundkenntnisse im Umgang mit modernen Kommunikationsmitteln und digitalen Tools
- Freundliche, offene Kommunikation
- Selbstständige, Sorgfältige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
- Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und ein sicherer Umgang mit sensiblen Daten
- Freude an Teamarbeit und ein positiver Umgangston
- Leistungen der Anstellung
- Unbefristete Anstellung
- Möglichkeit zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung durch interne und externe Schulungen
- Attraktive Vergütung mit 13. Monatsgehalt als Erfolgsbeteiligung
- 30 Urlaubstage + Weihnachten und Silvester frei
- Flexible Arbeitszeiten & familienfreundliche Arbeitsgestaltung
- Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
- Ein motiviertes Team und eine offene Unternehmenskultur
- Vermögenswirksame Leistungen
- Firmenfitness (Auf Wunsch)
Quelle: Bundesagentur für Arbeit - Rechtliche Hinweise zur Nutzung
Ob die Stelle noch verfügbar ist und weitere Informationen findest du direkt auf der Website der Bundesagentur für Arbeit. Bitte beachte: OPROMA ist nicht der Anbieter dieser Stelle und kann keine Auskünfte geben.
Ob die Stelle noch verfügbar ist und weitere Informationen findest du direkt auf der Website der Bundesagentur für Arbeit. Bitte beachte: OPROMA ist nicht der Anbieter dieser Stelle und kann keine Auskünfte geben.
Ref-Nr.: ef124af6da1ffdd63b686045dda68ee8
Letztes Update:
25.12.2025
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