**„Organisationstalent mit Digital-Flair gesucht“**

**Standort:** **Mainz | Präsenzstelle | flexible Arbeitszeiten**

Bereit, mit einem familiären Team die Gebäudeautomation weiterzuentwickeln – in einer Wachstumsbranche?

Wir sind ein wachsendes, inhabergeführtes Ingenieurbüro für Gebäudeautomation mit Sitz in Mainz. Unser Team besteht aus acht engagierten Mitarbeitenden, die gemeinsam anspruchsvolle und gesellschaftlich relevante Projekte deutschlandweit planen.

Um unsere Angebots- und Vergabeprozesse sowie die interne Organisation weiter zu professionalisieren, suchen wir eine strukturierte, zuverlässige Persönlichkeit, die Koordinationsaufgaben im Vergabemanagement mit Assistenz- und Organisationstätigkeiten verbindet.

**Wichtig:** Diese Position ist keine klassische Sekretariatsstelle, sondern eine verantwortungsvolle Koordinationsrolle mit ca. 50 % VgV-/Angebotsmanagement und 50 % Assistenz & Organisation

***Stellenbeschreibung***

**Ihre Aufgaben – abwechslungsreich, verantwortungsvoll und mit viel Gestaltungsspielraum:**

**VgV-Verfahren (50% der Arbeitzeit)**

- Durchsicht und Monitoring von Ausschreibungsplattformen, inkl. KI-gestützter Recherche
- Registrierung und Pflege von Nutzerkonten auf Vergabeplattformen
- Erfassung und interne Weiterleitung potenziell passender Verfahren
- Strukturierte Prüfung von Mindestkriterien
- Eignungskriterien (Ziel: mind. 75 % Erfüllungsgrad)
- Zuschlagskriterien inkl. Auswertung und Punktzahlübersicht für den Ausschreibungskoordinator
- Pflege und Aktualisierung der Verfahrensliste
- Zusammenstellung, Pflege und Versionierung aller Standardnachweise (Mitarbeiterprofile, Referenzen, Standard-Unternehmenspräsentationen)
- Erstellung des fachlichen Teils der Referenzen **in Zusammenarbeit mit den Projektleitern**
- Visuelle und sprachliche Aufbereitung von Referenzen
- Ausfüllen von Teilnahmeanträgen
- Klärung offener Punkte mit Vergabestellen (Bieterfragen)
- Organisation und Durchführung von VgV-Kick-off-Terminen mit allen Präsentationsteilnehmenden
- Erstellung und Zusammenstellung der Angebotspräsentationen (2. Phase)
- Recherche projektbezogener Informationen für die Projektkommunikation
- Erstellung von Konzepten, Methoden, Zeitplänen und Organigrammen auf Basis interner Vorlagen
- Fristgerechter Upload der Unterlagen auf Vergabeplattformen *(immer mindestens zwei Tage vor Abgabefrist)*
- Einholen von Informationen bei Nichtzuschlag
- Formatierung und finale Zusammenstellung aller Angebotsunterlagen
- Pflege einer klaren Ordner- und Versionierungsstruktur
- Durchführung von Lessons Learned pro Verfahren
- Sicherstellung der Abgabequalität durch 4-Augen-Check und Abgabe-Checklisten

**Ziel:** VgV-Verfahren strukturiert, fristgerecht und in gleichbleibend hoher Qualität abzugeben.

**Sekretariats- & Büroorganisation:**

- Verwaltung und Einkauf von Büromaterial und Büroausstattung inkl. Home-Office-Arbeitsplätzen
- Administrative Betreuung des Fuhrparks (Rechnungen ablegen, Tankkarten, CI-Beklebungen, Fahrzeuganschaffungen)
- Posteingang und -ausgang, Paketannahme, Briefkasten
- Reservierung und Vorbereitung von Besprechungsräumen
- Besucherempfang
- Pflege der Telefonzentrale und des Anrufbeantworters
- Organisation von Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen
- Blumen gießen sowie Sicherstellung der Ordnung und Sauberkeit im Büro

**Ziel:** Hoch priorisierte organisatorische Aufgaben werden zuverlässig und termingerecht erledigt.

**Assistenz der Geschäftsführung:**

- Unterstützung der Geschäftsführung in organisatorischen, administrativen und gelegentlich auch privaten Themen
- Unterstützung des Teams bei organisatorischen Fragestellungen
- Organisation einmaliger interner Projekte (z. B. Weihnachtsfeier, Jubiläen, Firmenevents, Statistiken)
- Planung, Beschaffung und Organisation von Weihnachtsgeschenken für Mitarbeitende
- Führen und Nachverfolgen offener To-dos
- Jährliche Prüfung der Firmenwagenabrechnungen (Kostenvergleich, Kilometerlaufleistung, Tankkosten, Optimierungspotenziale)
- Bestellung von Obstkorb-Benefits und Ablage der zugehörigen Rechnungen
- Erstellung und Pflege von Büroregeln
- Mitwirkung bei der Erstellung von KI-Richtlinien *(in Abstimmung mit der Geschäftsführung)*

**Hinweis:** Erstellung von AGBs erfolgt **nicht eigenverantwortlich**, sondern nur organisatorisch in Abstimmung mit externen Stellen

**Unternehmenskommunikation & Referenzen**

- Organisation und Durchführung von Kundenumfragen
- Unterstützung bei der Erhebung und Auswertung der Kundenzufriedenheit
- Versand von Broschüren an Auftraggeber
- Erstellung von Referenzen bei Neuprojekten für Website und LinkedIn
- Pflege und Strukturierung aller GIT-Referenzen für Website, LinkedIn und VgV-Verfahren Pflege von Homepage- und Broschüreninhalten (inhaltlich)
- Organisation und Versand von Weihnachtsgrüßen an Auftraggeber

**Ziel:** Referenzen entstehen kontinuierlich und sind für VgV-Verfahren und Außenauftritt nutzbar.

**Versicherungen & Verträge**

- Prüfung von Verträgen in Abstimmung mit externen Partnern (KFZ, Berufshaftpflicht, Ingenieurversicherungen)

**Das bringen Sie idealerweise mit:**

- Erfahrung im Assistenzbereich (mind. 3 Jahre), Sekretariat oder in vergleichbarer Rolle – idealerweise in einem Ingenieur- oder Planungsumfeld
- Sehr strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise
- Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und selbstständige Arbeitsweise
- Sehr guter Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint)
- Hohe IT- und Digitalaffinität (Dokumente, Portale, Tools)
- Strukturierte, gewissenhafte Arbeitsweise mit hoher Serviceorientierung
- Wohnort Mainz oder kleiner 30 Minuten Arbeitsweg
- Organisationstalent & Detailgenauigkeit
- Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau

**Was bieten wir Ihnen?**

- Ein abwechslungsreiches und zukunftsfähige Aufgabenfeld mit viel Eigenverantwortung
- Hands-on-Kultur ohne Konzernstruktur
- Flache Hierarchien mit erreichbaren Vorgesetzten und wertschätzender Kommunikation
- Einen schönen Arbeitsplatz im modernem Büro in Mainz
- Ein herzliches und familiäres Team mit Feiern, Retreats & Offsites
- Benefits und Gesundheitsförderung wie: Wellpass, Jobrad, Fitnessangebote und vermögenswirksame Leistungen u. v. m.
- Flexible Arbeitszeiten und Vertrauensarbeitszeit
- Monatliche Innovationstage zur Weiterentwicklung von GIT
- Weiterbildungsmöglichkeiten und ein attraktives Vergütungspaket bei regelmäßiger Anpassung

**Klingt spannend?**

Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung – ganz unkompliziert per E-Mail mit Ihrem Lebenslauf und ohne Anschreiben an:

info@git-ing.de

Wir freuen uns auf Menschen, die mitdenken und mitgestalten wollen – unabhängig von Alter, Geschlecht oder Hintergrund.