Teamassistenz Officemanagement (m/w/d)

Hays Professional Solutions GmbH

Köln - Deutschland

Vertriebsassistent/in Arbeit Vollzeit ab 03.03.2026

Beschreibung

### Ihre Vorteile:

- Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
- Angenehmes Arbeitsklima
- Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einer zukunftsträchtigen und innovativen Branche

### Ihre Aufgaben:

- Zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Führungskräfte, Abteilungen sowie interne und externe Kontakte
- Kaufmännische Administration, inkl. Zeitrückmeldungen (Monats- und Jahresabschluss) und Rechnungsprüfung
- Bestell- und Inventarmanagement, inkl. SAP-Web-Bestellungen, Wareneingängen sowie Pflege der Hard- und Software-Inventurliste
- Vertrags- und Dokumentenmanagement, inkl. Erstellung und Verwaltung über DocuSign
- Reise- und Spesenmanagement, inkl. Reisekostenabrechnungen und Hotelbuchungen
- Sitzungs- und Meetingmanagement, inkl. Organisation, Vor- und Nachbereitung, Protokollführung und Unterlagenbereitstellung
- Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Auswertungen, insbesondere in PowerPoint und Excel
- Unterstützung im Projektmanagement, inkl. Agenden, To-do-Listen, Reportings sowie Arbeit mit Kollaborationstools (z.B. Miro)
- Unterstützung in Personalthemen, inkl. Urlaubsplanung, Mehrarbeit, Rufbereitschaft, On- und Offboarding sowie Betreuung besonderer Mitarbeitersituationen
- Organisation und Weiterentwicklung von Team- und Unternehmensformaten, inkl. Teamevents, Workshops, Schulungen sowie eigenständige Optimierungsinitiativen

### Ihre Qualifikationen:

- Kaufm. Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Einschlägige Erfahrung im kaufmännischen Umfeld, bzw. der Assistenztätigkeit
- Zahlenaffinität (buchhalterische Kenntnisse, Controlling-Affinität)
- Kommunikationsstärke, sicheres und offenes Auftreten, adressatengerechte Kommunikation & Teamfähigkeit
- Organisierte, strukturierte Arbeitsweise, Lösungsorientiertheit / Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion
- Schnelle Auffassungsgabe und offen für Neues (agiles Mindset und hoher Serviceverständnis)
- Hohe IT-Affinität und sicherer Umgang mit MS Office-Produkten (idealerweise Erfahrungen SAP und MS Power BI)
- Hohes Maß an Selbstständigkeit, Proaktivität und den Willen, Verantwortung zu übernehmen
- Selbstständiges Erarbeiten und vorantreiben von Themen
- Sprachkenntnisse: Deutsch und Englisch

### Über Hays:

Der Bereich IT ist unsere Kernkompetenz, auf deren Grundlage sich Hays entwickelt hat. Wir sind das größte privatwirtschaftlich organisierte IT-Personaldienstleistungsunternehmen in Deutschland und haben für jede Karrierestufe das passende Angebot - egal ob Sie an Vakanzen in agilen KMUs oder starken DAX-Konzernen interessiert sind. Wir beherrschen die komplette IT-Klaviatur von Support bis zur Softwarearchitektur oder Digitalisierung - dank unseres umfangreichen Portfolios ist für jeden etwas dabei. So konnten wir in den vergangenen Jahrzehnten im Rahmen einer Life-Long-Partnerschaft unzählige Fach- und Führungskräfte aus der IT dabei unterstützen, die Weichen für eine erfolgreiche Karriere zu stellen. Unser Beratungsteam ist spezialisiert und somit in der Lage, auf Ihre Wünsche und Vorstellungen einzugehen und Sie auf Bewerbungsgespräche und Vertragsverhandlungen bestens vorzubereiten. Probieren Sie es aus und erfahren Sie, was der Markt Ihnen zu bieten hat - völlig kostenfrei, diskret und unverbindlich! Wir freuen uns auf Sie.

Ref-Nr.: 9676355

Aktualisiert: 05.03.2026

Quelle: Bundesagentur für Arbeit
weitere Infos Rechtliche Hinweise zur Nutzung
Ob die Stelle noch verfügbar ist und weitere Informationen findest du direkt auf der Website der Bundesagentur für Arbeit. Bitte beachte: OPROMA ist nicht der Anbieter dieser Stelle und kann keine Auskünfte geben.

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