Das können deine künftigen Aufgaben sein:Im Mittelpunkt Deiner Tätigkeit steht die Führung, Koordination und langfristige Weiterentwicklung des Sekretariats . Ziel ist es, das Sekretariat strukturell, organisatorisch und qualitativ so aufzustellen, dass es den Anforderungen einer wachsenden, international tätigen Kanzlei dauerhaft gerecht wird.

Du übernimmst die fachliche und disziplinarische Leitung des Sekretariats-Teams , organisierst die Aufgabenverteilung, priorisierst die täglichen Arbeitsabläufe und stellst eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Teams sicher. Regelmäßige Teammeetings sowie Feedback- und Entwicklungsgespräche gehören ebenso zu Deinem Verantwortungsbereich wie die Motivation und Förderung der Mitarbeitenden.

Darüber hinaus verantwortest Du die Organisation und Steuerung des gesamten Büro- und Kanzleialltags . Hierzu zählen insbesondere die ordnungsgemäße Archivierung und Dokumentenablage, die Verwaltung von Akten und Fristen einschließlich Fristenkontrollen/Mahnwesen sowie die Koordination von Terminen und Besprechungen für das gesamte Sekretariat.

Als zentrale Ansprechperson fungierst Du für interne und externe Anfragen und kommunizierst souverän mit Mandanten, Gerichten, Behörden und weiteren externen Ansprechpartnern. Du stellst die strukturierte Bearbeitung und Weiterleitung eingehender Post und E-Mails an die zuständigen Anwälte sicher. Du unterstützt die Anwälte organisatorisch und strukturell, insbesondere bei der Organisation und Koordination von Besprechungen, Telefonkonferenzen und Geschäftsreisen.
Zudem wirkst Du bei der Vorbereitung von Unterlagen und Präsentationen mit und stellst eine einheitliche, qualitativ hochwertige Erstellung und Formatierung juristischer Dokumente, Verträge und Schriftsätze sicher.

Ein weiterer Schwerpunkt Deiner Tätigkeit liegt im Personalmanagement des Sekretariats . Du wirkst bei der Personalplanung und -entwicklung mit, organisierst Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen und begleitest die Rekrutierung neuer Mitarbeitender sowie deren strukturierte Einarbeitung.

Darüber hinaus bist Du für das Qualitätsmanagement und die kontinuierliche Optimierung interner Arbeitsprozesse verantwortlich. Du stellst die Einhaltung von Qualitätsstandards und Kanzlei-Richtlinien sicher, überwachst relevante Leistungskennzahlen und leitest geeignete Verbesserungsmaßnahmen ab.

Ergänzend übernimmst Du die Budget- und Ressourcenverantwortung für das Sekretariat , einschließlich der Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien und technischer Ausstattung sowie der Kostenkontrolle und Optimierung von Ausgaben.

Auch die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben und sonstiger rechtlicher Anforderungen fällt in Deinen Verantwortungsbereich. Du organisierst und kontrollierst datenschutzkonforme Prozesse und Abläufe.

Abgerundet wird Deine Tätigkeit durch die regelmäßige Berichterstattung an die Geschäftsführung sowie die Erstellung von Auswertungen, Reports und Analysen als Entscheidungsgrundlage.

Was wir uns von dir wünschen:
• Abgeschlossene Ausbildung zur Rechtsanwaltsfachangestellten (m/w/d)
• Zusatzqualifikation als Rechtsfachwirtin (m/w/d) wünschenswert
• Mindestens fünf Jahre einschlägige Berufserfahrung in einer Rechtsanwaltskanzlei
• Sehr gute Kenntnisse in RA-Micro , insbesondere in den Bereichen Aktenführung, Fristenkontrolle und Wiedervorlagen
• Erfahrung in der Führung , Koordination oder Entwicklung von Sekretariats- oder Assistenzteams
• Strukturierte, eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Organisationsstärke, Durchsetzungsvermögen und Verantwortungsbewusstsein
• Sicheres und professionelles Auftreten im Umgang mit Anwälten, Mandanten, Gerichten und Behörden
• Vorausschauendes Denken sowie Motivation, Strukturen nachhaltig weiterzuentwickeln
• Freundlichkeit, Loyalität und Teamorientierung

Warum wir? Teamarbeit
Wir legen großen Wert auf ein positives Arbeitsklima, geprägt von gegenseitiger Unterstützung, offener Kommunikation und echter Kollegialität. Freude an der täglichen Arbeit gehört für uns ebenso dazu wie ein respektvolles Miteinander. Auch in herausfordernden Zeiten stehen wir als Team zusammen – und feiern unsere gemeinsamen Erfolge bei regelmäßigen Teamevents, insbesondere unseren Sommer- und Weihnachtsfeiern.

Weiterbildung
Die kontinuierliche fachliche und persönliche Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden ist uns wichtig. Fort- und Weiterbildungen werden aktiv gefördert – wir begleiten und unterstützen diesen Weg mit voller Überzeugung.

Arbeitsumfeld
Ein moderner Arbeitsplatz mit innovativer Ausstattung ermöglicht konzentriertes und entspanntes Arbeiten. Unser Team sorgt für ein unterstützendes Umfeld, in dem Zusammenarbeit selbstverständlich ist.Was gibt es noch zu wissen?
• Langfristige Perspektiven für fachliche wie persönliche Entwicklung
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Homeoffice
• Leistungsorientierte und attraktive Vergütung

Außerdem bieten wir:
• Kostenlose Mitgliedschaft im Urban Sports Club
• Kostenloser Frühstücks- und Lunchservice
• Professionelle Massagen am Arbeitsplatz
• Zahlreiche Mitarbeiterrabatte
• Jobrad-Leasing
• Regelmäßige Teamevents
• Vielfältige interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten

Über unsDie Schlun & Elseven Rechtsanwälte PartG mbB ist eine international tätige Full-Service Kanzlei. Wir betreuen sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen aus aller Welt und bieten ein breites Portfolio an Rechtsgebieten an. Unsere zahlreichen Praxisgruppen gewährleisten eine vollumfängliche und individuelle Rechtsberatung. Dank erstklassiger Bewertungen und positiver Rückmeldungen unserer Mandant:innen sind wir motiviert, täglich Bestleistungen zu erbringen.