Verwaltungsfachkraft/Assistenz der Betriebsleitung Abbruch- & Rückbaubranche m/w/d

Hermann Bergfort GmbH

45141 Essen, Ruhr - Deutschland

Bürokaufmann/-frau Arbeit Vollzeit ab 21.11.2025

Beschreibung

Eine **Verwaltungsfachkraft** und **Assistenz der Betriebsleitung,** vereint organisatorische, kaufmännische und kommunikative Aufgaben. Sie ist im Grunde das organisatorische Rückgrat eines Unternehmens.
Hier ist eine Übersicht über die **wichtigen Fähigkeiten, Kenntnisse und Aufgaben**, die man können bzw. beherrschen sollte:

**Kernaufgaben**
**• Allgemeine Verwaltungstätigkeiten**
• Bearbeitung von Posteingang/-ausgang, E-Mails, Telefonaten
• Dokumentenmanagement und Ablage (digital & analog)
• Erstellung und Pflege von Akten, Datenbanken, Formularen
**• Assistenzaufgaben für die Betriebsleitung**
• Terminplanung, -koordination und -überwachung
• Organisation von Meetings, Dienstreisen, Veranstaltungen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen (Protokolle, Unterlagen, Präsentationen)
• Informationsweitergabe zwischen Leitung und Mitarbeitenden

**• Kaufmännische Tätigkeiten**
• Unterstützung bei der Budgetplanung, Rechnungsprüfung, Bestellungen
• Erstellen von Statistiken, Auswertungen, Berichten
• Unterstützung in Personalangelegenheiten (z. B. Urlaubsplanung, Zeiterfassung, Bewerbungsunterlagen vorbereiten)
**• Kommunikation & Schnittstellenarbeit**
• Ansprechpartner/in für interne und externe Anliegen
• Abstimmung mit Abteilungen, Kunden, Lieferanten oder Behörden
• Sicherstellen, dass Informationen korrekt und rechtzeitig weitergegeben werden

**Wichtige Fachkenntnisse**
**• Büroorganisation und Verwaltungsabläufe**
**• MS Office / Office 365** (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, ggf. Teams)
**• Grundkenntnisse im Rechnungswesen** (z. B. Rechnungsprüfung, Prüfung Wiegescheine/Begleitpapiere)
**• Personalverwaltung** (z. B. Zeitmanagement)
**• Datenschutz & Vertraulichkeit**
**• Kommunikations- und Schriftverkehrsregeln** (geschäftliche Korrespondenz, E-Mail-Etikette)

**Soziale & persönliche Kompetenzen**
**• Organisationstalent** – Prioritäten setzen, den Überblick behalten
**• Zuverlässigkeit & Diskretion** – vertrauensvoller Umgang mit vertraulichen Informationen
**• Selbstständigkeit & Eigeninitiative** – Aufgaben vorausschauend erledigen und planen.
**• Teamfähigkeit** – gut mit Kolleginnen und Kollegen zusammenarbeiten
**• Kommunikationsstärke** – klar und höflich im Umgang mit Vorgesetzten, Kunden und Mitarbeitern.
• **Verhandlungssicheres Deutsch in Wort und Schrift. (Zwingend erforderlich)**
**• Belastbarkeit & Flexibilität** – auch in stressigen Phasen ruhig bleiben
**• Schnelle Auffassungsgabe** – neue Themen und Abläufe schnell verstehen

**Typische Ausbildung / Voraussetzungen**
• Abgeschlossene **kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung**, z. B.:
• Verwaltungsfachangestellte
• Kauffrau für Büromanagement
• Industriekauffrau
• Berufserfahrung in Verwaltung, Sekretariat oder Assistenz ist von Vorteil.

Wir fördern Vielfalt und Chancengleichheit. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind ebenfalls erwünscht.

Quelle: Bundesagentur für Arbeit - Rechtliche Hinweise zur Nutzung
Ob die Stelle noch verfügbar ist und weitere Informationen findest du direkt auf der Website der Bundesagentur für Arbeit. Bitte beachte: OPROMA ist nicht der Anbieter dieser Stelle und kann keine Auskünfte geben.