„One Health“ – dafür steht das Bayerische Landesamt für Gesundheit und Lebensmittel­sicherheit (LGL) als inter­disziplinäre, wissen­schaftliche Fach­behörde. Denn die Gesundheit umfasst viele Aspekte – so liefern nur gesunde Tiere gesunde Lebens­mittel, und nur eine gesunde Umwelt ermöglicht körper­liches, geistiges und soziales Wohlergehen.

Gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen aus der Lebensmittel­chemie, der Human- und Veterinär­medizin sowie weiteren (natur-)wissen­schaftlichen Disziplinen und der Verwaltung arbeiten wir für die Gesund­heit von Mensch und Tier und damit für einen modernen Gesundheits- und Verbraucher­schutz in Bayern. Unter­stützen Sie uns hierbei an einem unserer zahl­reichen Stand­orte!

Das Sachgebiet GP2 „Digitalisierung und Qualitäts­sicherung im öffent­lichen Gesundheits­dienst (ÖGD)“ sucht in München (Ridlerstraße) zum nächst­möglichen Zeitpunkt eine

Verwaltungsfachkraft (m/w/d) als Assistenz (m/w/d) der Sachgebiets- und der Abteilungsleitung
Kennziffer 25162

Sie möchten einen Beitrag zur Modernisierung des Öffentlichen Gesundheits­dienstes im Bereich der digitalen Gesundheits­verwaltung und der digitalen Fach­anwendungen im Öffent­lichen Gesundheits­dienst leisten?

Sie haben Freude an neuen Heraus­forderungen, lösen gerne Probleme und arbeiten gern in multi­disziplinären Teams?

Dann passen Sie zu uns, denn all dies ist möglich im Sach­gebiet „Digitalisierung und Qualitäts­sicherung im Öffent­lichen Gesundheits­dienst (ÖGD)“ am Landesamt für Gesundheit und Lebens­mittel­sicherheit. Das neue Sach­gebiet koordiniert die Einführung neuer IT-Anwendungen bei den bayerischen Gesundheits­behörden und trägt dazu bei, diese durch fach­lichen und IT-Support in die Fläche zu tragen. Im Rahmen des Förder­paktes für den ÖGD wurden dafür spannende Projekte angestoßen, die uns helfen, all diese Aufgaben durch­zuführen. Und hierbei brauchen wir Sie!

Vielseitige Aufgaben, die Sie heraus­fordern

* Sie agieren als Assistenz (m/w/d) der Sach­gebiets­leitung
* Sie kümmern sich gerne um die Akten­führung und -ablage mittels eines elektronischen Dokumenten­management­systems und pflegen proaktiv die Adress­listen
* Ihnen obliegen die E-Mail-Verwaltung und der E-Mail-Versand der Team-Postfächer
* Sie kümmern sich um die Post­verteilung und den Post­versand sowie die Brief- und Paket­annahme des gesamten Sach­gebiets
* Sie kümmern sich um den Versand von Vergabe­unterlagen und unter­stützen die Projekt­leiter sowie den Juristen bei öffent­lichen Ausschreibungen
* Die eigenverant­wortliche Material­bestellung und -verwaltung des Teams liegen in Ihren Händen
* Sie kümmern sich gerne um die Koordination und Über­wachung von internen und externen Terminen sowie von Bearbeitungs­fristen
* Auch unterstützen Sie das Team bei der Organisation von Dienst- und Fort­bildungs­reisen
* Sie arbeiten gerne bei der Organisation, Vorbereitung und Durch­führung von internen und externen Veran­staltungen und Besprechungen mit; hierbei helfen Sie auch bei der Erstellung von Präsentationen und Gesprächs­unterlagen sowie bei der Protokoll­führung
* Sie unterstützen auch bei der Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern, wie Dienst­leistern oder Ministerien, und bereiten beispiels­weise Anschreiben vor
* Sie organisieren Web-Meetings und sorgen für deren reibungs­losen Verlauf
* Sie übernehmen Internet- und Literatur­recherchen und unter­stützen bei Daten­abfragen und -zusammen­stellungen
* Sie unterstützen die Förder­mittel­koordinatorin bei der Koordination der finanziellen Mittel im Rahmen laufender und zukünftiger Förder­projekte, bei der Rechnungs­prüfung und im Controlling der Förder­mittel
* Sie unterstützen die Projekt­leiter bei der Rechnungs­abwicklung
* Sie wirken mit im Pool der Abteilungs­assistenz für das Landes­institut Gesundheit und unter­stützen die Abteilungs­leitung vor Ort bei analogen Aufgaben (Akten­führung, Post­versand, Material­bestellung) sowie bei der E-Mail-Verwaltung des Landesinstituts-Postfachs und bei weiteren anfallenden Aufgaben

Ein Lebenslauf, der uns überzeugt

Berufliche Anforderungen

* Sie verfügen über eine abgeschlossene kauf­männische Ausbildung, z. B. als Kauffrau / Kaufmann (m/w/d) für Büro­management, Industrie­kauffrau / -kaufmann (m/w/d), Verwaltungs­fach­angestellter (m/w/d), oder vergleichbare Qualifikationen
* Sie verfügen über circa drei Jahre Berufs­erfahrung in dem beschriebenen Aufgaben­feld



Von Vorteil sind

* Vorerfahrung im öffent­lichen Dienst
* Erfahrung mit virtuellen Teams
* Erfahrung im Umgang mit öffent­lichen Geldern, Förder­mittel­gebern sowie deren Nachweis­pflichten
* Erfahrung in der Zusammen­arbeit mit unter­schied­lichen Organisationen und/oder Organisations­einheiten



Persönliche Voraussetzungen

* Sehr gute sprachliche Ausdrucks­sicherheit in Wort und Schrift (umfassende Deutsch­kenntnisse [mindestens Sprach­niveau C2 nach GER])
* Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS-Office-Anwendungen, Bereitschaft zur Einarbeitung in behörden­spezifische Software)
* Ein ausgeprägtes Zahlen­verständnis
* Ausgeprägtes Organisations­geschick
* Sorgfalt, Gewissen­haftig­keit und Zuver­lässig­keit
* Teamfähigkeit und sehr gute Kommunikations­fähigkeit
* Eigeninitiative und Freude am selbst­ständigen Arbeiten
* Hohe Flexibilität sowie Besonnen­heit und Umsicht, auch in zeit­kritischen Situationen
* Interkulturelle Kompetenz
* Bereitschaft zu Dienst­reisen

Ein Umfeld, das Sie begeistert
* Flexible Arbeits­zeiten
* Behördliches Gesundheits­management
* Vereinbarkeit von Familie und Beruf
* 30 Tage Urlaub plus Heilig­abend und Silvester arbeits­frei
* Betriebliche Alters­vorsorge
* Jahres­sonder­zahlung
* Vermögens­wirksame Leistungen
* Fort- und Weiterbildungs­akademie Inhouse
* Sicherer Arbeits­platz
* Ideenmanagement
* JobBike Bayern (Fahrradleasing)
* Mobiles Arbeiten
* Mitarbeiter­vergünstigungen
* Mitarbeiter­veranstaltungen (Sommerfest, Betriebs­ausflug etc.)

Beschäftigungs­verhältnis /