Wir suchen eine qualifizierte Fachkraft (m/w/d) in Teilzeit für die Verwaltungstätigkeiten innerhalb unseres neuen Projektes „Navigationskurs Zukunft: Leitung stärken, Strukturen klären, diskriminierungssensibel agieren“ Die Projektlaufzeit geht vom 01.11.2025 bis zum 31.10.2028, eine Anschlussbeschäftigung ist beabsichtigt.

Der Kölner Flüchtlingsrat e.V. ist ein kommunal anerkannter und engagierter Verein und arbeitet zu flüchtlingspolitischen Themen. Im Rahmen des Bundesprogramms rückenwind³ für Vielfalt, Wandel und Zukunftsfähigkeit in der Sozialwirtschaft (ESF+) setzen wir einen umfassenden Organisationsentwicklungsprozess um. Dieser umfasst Organisationsberatung, Coaching und Fortbildungen für Leitungskräfte sowie Workshops zu Empowerment und Antidiskriminierung für Mitarbeitende. Ziel ist eine resiliente und vielfältige Organisation, die auch in unsicheren migrationspolitischen Zeiten handlungsfähig bleibt. Dafür suchen wir ab sofort eine engagierte, freundliche und eigentverantwortlich arbeitende Verwaltungsfachkraft, die unser Projektteam professionell und zuverlässig unterstützt.

Ihre Aufgaben im Schwerpunkt:

- Finanz- und Projektverwaltung: Abwicklung der projektbezogenen Finanzprozesse ( Mittelabrufe, Zahlungsverkehr, Abrechnungen, Verwendungsnachweise) unter Beachtung der ESF+ Förderrichtlinien.
- Intensive Auseinandersetzung mit der Förderrichtlinie und den Abrechnungsmodalitäten
- Vertrags- und Auftragsmanagement: Erstellung und Verwaltung von Verträgen, Kontrolle der Vergabeunterlagen, Beachtung vergaberechtlicher Vorgaben.
- Prozess- und Datenmanagement: Pflege und Dokumentation der projektbezogenen Daten im Förderportal Z-EU-S, Aufbereitung für Monitoring, Evaluation und Berichte.
- Organisation: Koordination von Projektsitzungen, Erstellung von Protokollen, Unterstützung bei der Termin- und Veranstaltungsplanung.
- Schnittstellenfunktion: enge Zusammenarbeit mit Projektleitung, Geschäftsführung, Bereichsleitungen sowie externen Beratungs- und Förderstellen.
- Qualitätssicherung: Mitwirkung an der Weiterentwicklung interner Verwaltungsprozesse, Einhaltung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit, Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
- Teilnahme an Treffen der Geschäftsstelle und des Großteams

Ihr Profil:

- Abgeschlossenes Studium oder Ausbildung (z. B. Büromanagement, Verwaltungswissenschaften, Public Management, Nonprofit-Management, Sozialmanagement, BWL mit Verwaltungsbezug) oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung in der Projekt- oder Verwaltungsarbeit, idealerweise im gemeinnützigen Bereich oder in der Umsetzung von Förderprogrammen (z. B. EU-, Bund- oder Landesmittel).
- Kenntnisse in Arbeitsrecht, Datenschutz, Vertrags- und Finanzwesen.
- Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware, digitale Affinität (z. B. MS Office, digitale Projekttools, Förderportalen).
- Selbstständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise; Fähigkeit, komplexe Anforderungen verständlich zu dokumentieren.
- Teamfähigkeit, hohe Kommunikationskompetenz und Freude an der Zusammenarbeit in einem kollegialen und wertschätzenden Umfeld.
- Bereitschaft, sich in die spezifischen Anforderungen des ESF+ Programms einzuarbeiten.

Wir bieten:

- Eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem innovativen Organisationsentwicklungsprojekt.
- Eingruppierung nach BAT-KF, Anlage 4a, Endgeldgruppe 9 im Rahmen der Fördergrundsätze.
- Befristete Anstellung (Projektlaufzeit bis 31.10.2028), Teilzeit mit 19,5 Std./Woche, mit der Absicht eine Verlängerung zu ermöglichen
- Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie gezielte Unterstützung zur fachlichen Entwicklung
- Ein freundliches, unterstützendes Arbeitsumfeld, in dem Wertschätzung eine zentrale Leitlinie ist
- Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum mobilen Arbeiten.

Wir fördern aktiv die Gleichbehandlung aller Mitarbeiter\*innen. Wir freuen uns daher über alle Bewerbungen, unabhängig von Alter, Herkunft, sexueller Orientierung und Identität.