# Kinderheim Forellenhof

Stellenbeschreibung: Verwaltungskoordinator: in (m/w/d)

Abteilung: Verwaltung

Berichtet an: Personalleitung

Verantwortlich für: Sekretariatsmitarbeitende und Buchhalter:in

Teilzeit (25 bis 30 Stunden pro Woche) mit möglicher Erhöhung in der Zukunft

## Über uns

Im Kinderheim Forellenhof geben wir jungen Menschen ein sicheres Zuhause und einen verlässlichen Rahmen, in dem sie wachsen, lernen und sich entfalten können. Damit unsere pädagogische Arbeit gelingt, braucht es ein engagiertes Verwaltungsteam, das die Abläufe im Hintergrund zuverlässig und reibungslos koordiniert. Für diese wichtige Aufgabe suchen wir Sie als unsere:n Verwaltungskoordinator:in (m/w/d).

## Stellenprofil

Als Verwaltungskoordinator:in stellen Sie sicher, dass die Verwaltungsabläufe des Forellenhofs zuverlässig, strukturiert und reibungslos ablaufen. Sie schaffen damit die organisatorische Grundlage für unsere pädagogische Arbeit. Dabei tragen Sie die fachliche Verantwortung für Sekretariat und Buchhaltung, übernehmen operative Verwaltungsaufgaben und fungieren als zentrale Ansprechpartner:in für Geschäftsführung, Personalleitung, Heimleitung sowie externe Partner:innen.

## Ihre Aufgaben

Leitungs- und Koordinationsaufgaben

- Fachliche Leitung und Koordination von Sekretariat und Buchhaltung
- Führung, Anleitung und Unterstützung der unterstellten Mitarbeitenden
- Optimierung, Dokumentation und Weiterentwicklung administrativer Prozesse
- Vertretung zur Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts
- Beratung und Unterstützung von Geschäftsführung, Personalleitung und Heimleitung in Administrativen und organisatorischen Angelegenheiten
- Zentrale Ansprechperson für interne und externe Partner:innen in Buchhaltungs- und Verwaltungsfragen

Buchhaltung

- Fachliche Koordination der laufenden Buchhaltung
- Vorbereitung und Zuarbeit für Monats- und Jahresabschlüsse
- Erstellung von Auswertungen, Berichten und Statistiken
- Schnittstellenfunktion zum Steuerberater
- Abwicklung von Versicherungsfällen (z. B. Kfz-Schäden, Bikeleasing)
- Mitwirkung bei Budgetüberwachung und Kostenkontrolle

Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben

- Routinemäßige Sekretariatsaufgaben im Tagesgeschäft
- Pflege, Verwaltung und Archivierung von Haupt- und Nebenakten unter Beachtung datenschutzrechtlicher Vorgaben
- Digitalisierung und Pflege von Dokumenten in EDV-Systemen
- Organisation und Koordination von Terminen, Sitzungen und Veranstaltungen
- Bestellung und Verwaltung von Büroressourcen
- Pflege und Weiterentwicklung von Vorlagen, Listen und Übersichten
- Pflege der Homepage sowie organisatorische Mitwirkung an der internen Zeitung „Durchblick“
- Unterstützung von Geschäftsführung, Personalleitung sowie Heim- und Gruppenleitungen in allen administrativen und organisatorischen Belangen (z.B. Onboarding-Unterlagen, Jahresplanung, Verwaltungsaufgaben und Arbeitssicherheit)

Zusammenarbeit, Kommunikation & Qualität

- Enge Zusammenarbeit mit allen fachlichen Bereichen des Forellenhofes
- Professioneller, diskreter Umgang mit sensiblen Daten
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (Datenschutz, Arbeitssicherheit, Arbeitsrecht, Compliance)
- Aktive Mitwirkung an der Weiterentwicklung interner Kommunikations- und Verwaltungsstrukturen

## Ihr Profil

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung in Verwaltung und Buchhaltung
- Fundiertes Verständnis von Büro-, Verwaltungs- und Abrechnungsprozessen
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Analytisches Denkvermögen und ausgeprägte Problemlösungskompetenz
- Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Hohe Sorgfalt, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
- Organisationsgeschick, Teamfähigkeit und Flexibilität
- Klare, wertschätzende und professionelle Kommunikation
- Belastbarkeit und souveräner Umgang mit Stresssituationen
- Vorlage eines erweiterten Führungszeugnisses gemäß § 72a SGB VIII
- Führerschein Klasse B von Vorteil

## Das bieten wir Ihnen

- Unbefristete Stelle in Teilzeit (mind. 25 bis 30 Std./Woche)
- Tarifliche Vergütung nach AG-VPK/GEW Niedersachsen
- 13. Monatsgehalt
- Attraktive Zusatzleistungen
- Gezielte Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Gestaltungsspielraum und Verantwortung
- Ein kollegiales, wertschätzendes Arbeitsumfeld auf Augenhöhe