**Wir suchen eine/n engagierte/n Verwaltungsmitarbeiter/in (m/w/d) zur Verstärkung unseres Teams Am Standort Gelsenkirchen.**

Die Stelle ist als Teilzeit 50 % TVL E4 zu besetzten besetzt werden.

In dieser Position sind Sie verantwortlich für die Organisation und Koordination administrativer Abläufe, um einen reibungslosen Geschäftsablauf sicherzustellen. Sie unterstützen die Geschäftsleitung sowie die Fachabteilungen durch effiziente Büroarbeit und sorgen für eine professionelle Kommunikation nach innen und außen. Ihre Aufgaben tragen maßgeblich zur Optimierung unserer Verwaltungsprozesse bei und schaffen eine angenehme Arbeitsumgebung für alle Mitarbeitenden.

**Aufgaben**

- Bearbeitung und Organisation der täglichen Büroabläufe
- Erstellung und Pflege von Dokumenten, Berichten und Präsentationen mit Microsoft Word und PowerPoint
- Koordination von Terminen, Meetings und Veranstaltungen sowie deren Vor- und Nachbereitung
- Schriftliche Korrespondenz in Deutsch mit Hochschulmitgliedern
- Telefonische und persönliche Auskünfte, insbesondere an Studierende während der Öffnungszeiten des Geschäftszimmers
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen sowie bei administrativen Projektaufgaben
- Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb des Unternehmens durch gute Kommunikationsfähigkeiten
- Organisation von Arbeitsabläufen unter Berücksichtigung der jeweiligen Prioritäten
- Allgemeine Verwaltungstätigkeiten
- Termin- und Raumkoordinationen
- Bearbeitung von einfachen Personalangelegenheiten
- Vervielfältigung und Ausgabe von Vorlesungsmaterial
- Durchführung von allgemeinen Beschaffungen gem. den geltenden Richtlinien
- Erstellung, Pflege und Aufbereitung von Datenbanken zu statistischen Zwecken
- Aktenführung, Datenablage und Archivierungen
- Erledigung und Verwaltung abteilungsinterner Aufgaben und Prozesse
- Einholung von Angeboten für Vergabeentscheidungen
- Unterstützung der AStA-Referenten in Ihrer Tätigkeit

**Qualifikationen**

- Bestenfalls eine abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau / zum Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation. Sie sind eine motivierte Person und an effizienter Organisation kaufmännischer Prozesse interessierter Bewerber.
- Ausgezeichnete Office Experience mit fundierten Kenntnissen in Microsoft Office, insbesondere Word, PowerPoint sowie weiteren Office-Programmen
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
- Gute Kenntnisse und Erfahrungen in der selbständigen Erledigung allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben mit ausgeprägtem Organisationstalent
- Sicherer Umgang mit Computer Skills im Allgemeinen
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten sowie Teamfähigkeit
- Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten und Aufgaben effizient zu erledigen
- Wünschenswert sind Berufserfahrung im universitären Bereich sowie Kenntnisse der Organisation und Struktur einer Hochschule.

**Wir bieten Ihnen:**

- Eine anspruchs- und verantwortungsvolle, abwechslungsreiche und selbstständige Tätigkeit an einem interessanten und sicheren Arbeitsplatz.
- Sichere Vergütungsprognosen durch Tarifvertrag
- Flexible Arbeitszeiten zur Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf

Ihre Bewerbung können Sie unter [Bewerbung@asta-wh.de](https://Bewerbung@asta-wh.de/) einreichen.

Für Rückfragen steht Ihnen die Geschäftsführung, Herr Sebastian Teigeler, unter der Telefonnummer 0209/9596861 (Mo - Fr von 9:00 bis 14:00 Uhr) oder per E-Mail an [Sebastian.Teigeler@asta-wh.de](https://Sebastian.Teigeler@asta-wh.de/) zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und darauf, Sie kennenzulernen!