# Administrative Assistenz (Schwerpunkt Travel Management) (m/w/d)

**mit sehr guten Englischkenntnissen**
**zum nächstmöglichen Zeitpunkt (in Teilzeit mit 30h/Woche) gesucht**

## Über das MPI EVA

Das Max-Planck-Institut für evolutionäre Anthropologie bringt Wissenschaftler mit unterschiedlichem Hintergrund (Natur- und Geisteswissenschaften) zusammen, die die Geschichte der Menschheit aus einer interdisziplinären Perspektive untersuchen wollen. Dazu nutzen sie vergleichende Analysen von Genen, Kulturen, kognitiven Fähigkeiten, Sprachen und sozialen Systemen vergangener und gegenwärtiger menschlicher Populationen sowie von Primaten, die eng mit dem Menschen verwandt sind.

## Über die Abteilung für Sprach- und Kulturevolution

Die Abteilung für Sprach- und Kulturevolution will die großen Fragen zur Entstehung von Sprache und Kultur beantworten. Unser Fokus liegt darauf, die wichtigsten Muster sprachlicher und kultureller Unterschiede auf der ganzen Welt zu beschreiben und zu erklären. Dazu entwickeln wir neue Methoden zur Sprachdokumentation, globale Sprach- und Kulturdatenbanken sowie Analysen unter Verwendung evolutionärer Theorien und computergestützter Methoden.

## Was sind Ihre Aufgaben?

- Sie unterstützen unsere Abteilungsadministration vorrangig in allen Dienstreiseangelegenheiten, d.h. bei der Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen unserer internationalen Forscher\*innen. Dazu gehört die Recherche der bestgeeignetsten Reiserouten (Reiseplanung) und die selbstständige Buchung in Absprache mit den Reisenden. Sie übernehmen außerdem die vollständige Nachbereitung der Dienstreisen (Reisekostenabrechnung, Überprüfen und Erfassen von Belegen, Pflege von Datenbanken).
- Zum Travel Management unserer Abteilung gehört außerdem die Betreuung der Reisenden während der Dienstreisen. Bei komplizierteren und langwierigen Feldforschungsreisen arbeiten Sie im Vorfeld Sicherheitsprotokolle und Krisenmanagementpläne mit den Reisenden aus und erstellen eine ausführliche Dokumentation. Während der Reisen sind Sie (in Zusammenarbeit mit der Abteilungskoordinatorin) erste/r Ansprechpartner\*in für die Reisenden.
- Ihr weiterer Aufgabenbereich ist die Betreuung des abteilungsinternen Gästeprogrammes (Gästeeinladungen, -unterbringung, Reisekostenabrechnungen) sowie die Zuarbeit beim Eventmanagement (internationale Tagungen).
- Zum Aufgabenbereich gehört selbstverständlich auch die Erledigung allgemeiner Verwaltungs- und Organisationsaufgaben vor allem zur Unterstützung der Abteilungskoordination

## Was sollten Sie mitbringen?

- Eine abgeschlossene Berufsausbildung als Fremdsprachensekretär\*in oder eine vergleichbare und nachweisliche Qualifikation im fremdsprachlichen Bereich
- Langjährige und nachweisliche Berufserfahrung, vorzugsweise in einem internationalen Umfeld (Erfahrungen im Kontext universitärer oder außeruniversitärer Forschungseinrichtungen sind von Vorteil)
- Eine selbständige, präzise und analytische Arbeitsweise, ein überdurchschnittliches Organisationsvermögen und ein gutes Selbst- und Zeitmanagement
- Einen Sinn für pragmatische und effiziente Lösungen sowie vorausschauendes Denken
- Eine ausgeprägte Serviceorientierung und die Fähigkeit gut in einem Team zu arbeiten.
- Sicherheit im Umgang mit dem MS-Office-Paket sowie eine Affinität zu IT- und IT-nahen Anwendungen
- Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (Institutssprache: Englisch, Amtssprache: Deutsch).
- Eine verantwortungsbewusste, loyale und freundliche Persönlichkeit, die sich in einem internationalen Team wohl fühlt
- Neugierde und die Fähigkeit, über den Tellerrand hinauszuschauen

## Was bieten wir Ihnen?

- Eine sehr abwechslungsreiche Tätigkeit in einem jungen, wissenschaftlich geprägten, internationalen Team
- Eine intensive Einarbeitung unter Begleitung von erfahrenen Kolleg\*innen
- Eine Vergütung gemäß des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund/TV EntgO Bund)
- Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaubsanspruch sowie zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester (24.12. und 31.12.)
- Deutschland-JobTicket (DJT) zur Förderung Ihrer Mobilität
- Betriebliche Altersvorsorge (VBL) zur Sicherung Ihrer Altersrente
- Die Max-Planck-Gesellschaft ermöglicht ihren Beschäftigten ein umfassendes Weiterbildungsprogramm und Sozialleistungen entsprechend den Regelungen des öffentlichen Dienstes
- **Die Stelle ist bis zum 31.12.2027 befristet und kann sowohl in Teil- als auch in Vollzeit (mind. 30 Stunden pro Woche) ausgeübt werden**

## Wie können Sie sich bewerben?

Wir haben Ihr Interesse geweckt? Großartig, dann sollten wir Sie unbedingt kennenlernen und freuen uns auf Ihre Bewerbung! Laden Sie Ihre vollständige Bewerbung bitte bis 23.01.2026 ausschließlich in englischer Sprache über unser Bewerbermanagementsystem hoch. Wir freuen uns auf folgende Dokumente von Ihnen:
Lebenslauf

- Motivationsschreiben mit Darstellung einschlägiger / relevanter Erfahrungen und nächstmöglichem Dienstantrittsdatum (max. 2 Seiten)
- Kopien sämtlicher relevanten Zeugnisse und Referenzen

**Kontakt für Fragen**: Iren Hartmann, [dlce\_info@eva.mpg.de](https://mailto:dlce_info@eva.mpg.de), 0341 3550 259

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Die Max-Planck-Gesellschaft will den Anteil von Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert sich zu bewerben.

Wir freuen uns auf Ihre vollständige [ Online-Bewerbung](https://recruitingapp-5112.de.umantis.com/Vacancies/664/Application/CheckLogin/31?lang=gerger).