Alpha-Engineering KG - Stuttgart
70569 Stuttgart - Deutschland
Managementassistent/in
Arbeit
Vollzeit
ab 20.11.2025
Beschreibung
Dein neuer Job im Bereich Engineering, IT & Office
Werde jetzt Teil eines starken Teams!
Wir suchen ab sofort in Stuttgart eine/n Assistenz der Abteilungsleitung (m/w/d) .
Profil
- Abgeschlossene (kaufmännische) Ausbildung oder alternativ gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung.
- Praktische, mehrjährige Berufserfahrung in der Abwicklung von Büroprozessen.
- Langjährige Berufserfahrung in der Assistenz
- Sehr gute Kommunikationskompetenz in der englischen und deutschen Sprache in Wort und Schrift
- Beherrschung gängiger PC-Anwendungen (MS Office) und Kommunikationsmittel
- Kenntnisse und idealerweise Erfahrung im Veranstaltungsmanagement
- Fähigkeit und Erfahrung im Umgang mit Regelwerken und Gesetzen
- Umfassendes Verständnis für Gesamtzusammenhänge und Verfahrensabläufe
- Grundverständnis für Wirtschaftlichkeit (Fähigkeit, Kosten-Nutzen-Abwägungen vorzunehmen)
Aufgaben
- Bearbeitung ein- und ausgehender Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache für die Abteilungsleitungen
- Organisation und Koordination von Besprechungsterminen inkl. Raumbuchung und Bewirtung
- Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings und Arbeitssitzungen
- Erstellung und Prüfung von Berichten, Präsentationen und Dokumenten in deutscher und englischer Sprache sowie Vereinheitlichung und Aufbereitung von Inhalten aus verschiedenen Quellen
- Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen gemäß Bundesreisekostengesetz, Auslandsreisekostenverordnung und internen Richtlinien
- Weiterentwicklung und Optimierung bestehender Prozesse im Assistenzbereich
- Prüfung und Freigabe der Zeiterfassungen der Mitarbeitenden zur Sicherstellung einer korrekten Abrechnung
- Zusammenstellung von Projektberichten und Präsentationen sowie Strukturierung von Informationen aus unterschiedlichen Quellen
- Organisation von Projektbesprechungen und Reviews einschließlich Protokollführung und Kommunikation der Ergebnisse
- Erfassung und Nachverfolgung von Aktivitäten und Arbeitsschritten zur termingerechten Projektabwicklung
- Aufbereitung von Zahlen, Daten und Fakten für das Berichtswesen
- Vertretung der Assistenz der Institutsleitung
Was wir bieten
- Attraktives Tarifgehalt inkl. Jahressonderzahlung – faire Bezahlung mit regelmäßiger Anpassung über Tarifverhandlungen
- Work-Life-Balance im Fokus – 32 Urlaubstage, flexible Arbeitszeiten/ Arbeitsmodelle sowie Zuschuss zum Wellpass für Sport- und Wellnessangebote für eine gesunde Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- Verkürzte Probezeit – nach nur 3 Monaten voll an Bord
- Karriere & Entwicklung – spannende Aufgaben mit echten Perspektiven zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
- Prämienprogramm „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ – weil wir wissen, dass gute Empfehlungen Gold wert sind
- Exklusive Chancen – Zugang zu den Hidden Champions der Region und spannenden Projekten in zukunftsstarken Branchen
- Finanzielle Extras – steuerfreier Fahrtkostenzuschuss sowie Unterstützung bei einer Zweitwohnung ab 100 km Entfernung
- Individuelle, schnelle und unkomplizierte Betreuung – direkte Ansprechpartner, kurze Entscheidungswege und eine persönliche, wertschätzende Kommunikation
Kontakt
Maria Occhiuzi Recruiterin E: m.occhiuzzi@alphaengineering.eu
Werde jetzt Teil eines starken Teams!
Wir suchen ab sofort in Stuttgart eine/n Assistenz der Abteilungsleitung (m/w/d) .
Profil
- Abgeschlossene (kaufmännische) Ausbildung oder alternativ gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung.
- Praktische, mehrjährige Berufserfahrung in der Abwicklung von Büroprozessen.
- Langjährige Berufserfahrung in der Assistenz
- Sehr gute Kommunikationskompetenz in der englischen und deutschen Sprache in Wort und Schrift
- Beherrschung gängiger PC-Anwendungen (MS Office) und Kommunikationsmittel
- Kenntnisse und idealerweise Erfahrung im Veranstaltungsmanagement
- Fähigkeit und Erfahrung im Umgang mit Regelwerken und Gesetzen
- Umfassendes Verständnis für Gesamtzusammenhänge und Verfahrensabläufe
- Grundverständnis für Wirtschaftlichkeit (Fähigkeit, Kosten-Nutzen-Abwägungen vorzunehmen)
Aufgaben
- Bearbeitung ein- und ausgehender Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache für die Abteilungsleitungen
- Organisation und Koordination von Besprechungsterminen inkl. Raumbuchung und Bewirtung
- Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings und Arbeitssitzungen
- Erstellung und Prüfung von Berichten, Präsentationen und Dokumenten in deutscher und englischer Sprache sowie Vereinheitlichung und Aufbereitung von Inhalten aus verschiedenen Quellen
- Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen gemäß Bundesreisekostengesetz, Auslandsreisekostenverordnung und internen Richtlinien
- Weiterentwicklung und Optimierung bestehender Prozesse im Assistenzbereich
- Prüfung und Freigabe der Zeiterfassungen der Mitarbeitenden zur Sicherstellung einer korrekten Abrechnung
- Zusammenstellung von Projektberichten und Präsentationen sowie Strukturierung von Informationen aus unterschiedlichen Quellen
- Organisation von Projektbesprechungen und Reviews einschließlich Protokollführung und Kommunikation der Ergebnisse
- Erfassung und Nachverfolgung von Aktivitäten und Arbeitsschritten zur termingerechten Projektabwicklung
- Aufbereitung von Zahlen, Daten und Fakten für das Berichtswesen
- Vertretung der Assistenz der Institutsleitung
Was wir bieten
- Attraktives Tarifgehalt inkl. Jahressonderzahlung – faire Bezahlung mit regelmäßiger Anpassung über Tarifverhandlungen
- Work-Life-Balance im Fokus – 32 Urlaubstage, flexible Arbeitszeiten/ Arbeitsmodelle sowie Zuschuss zum Wellpass für Sport- und Wellnessangebote für eine gesunde Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- Verkürzte Probezeit – nach nur 3 Monaten voll an Bord
- Karriere & Entwicklung – spannende Aufgaben mit echten Perspektiven zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
- Prämienprogramm „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ – weil wir wissen, dass gute Empfehlungen Gold wert sind
- Exklusive Chancen – Zugang zu den Hidden Champions der Region und spannenden Projekten in zukunftsstarken Branchen
- Finanzielle Extras – steuerfreier Fahrtkostenzuschuss sowie Unterstützung bei einer Zweitwohnung ab 100 km Entfernung
- Individuelle, schnelle und unkomplizierte Betreuung – direkte Ansprechpartner, kurze Entscheidungswege und eine persönliche, wertschätzende Kommunikation
Kontakt
Maria Occhiuzi Recruiterin E: m.occhiuzzi@alphaengineering.eu
Quelle: Bundesagentur für Arbeit - Rechtliche Hinweise zur Nutzung
Ob die Stelle noch verfügbar ist und weitere Informationen findest du direkt auf der Website der Bundesagentur für Arbeit. Bitte beachte: OPROMA ist nicht der Anbieter dieser Stelle und kann keine Auskünfte geben.
Ob die Stelle noch verfügbar ist und weitere Informationen findest du direkt auf der Website der Bundesagentur für Arbeit. Bitte beachte: OPROMA ist nicht der Anbieter dieser Stelle und kann keine Auskünfte geben.
Ref-Nr.: 54860ddf58395b1f1f4fdb0830f02463
Letztes Update:
14.12.2025
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