Bezeichnung: Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Funktion: Persönliche Unterstützung der Geschäftsführung über alle verbundenen Gesellschaften
Ziel der Stelle: Die Geschäftsführung in allen organisatorischen und administrativen Belangen entlasten, Projekte koordinieren und unternehmensübergreifend für reibungslose Abläufe sorgen.
Arbeitszeit: Teilzeit oder Vollzeit - Stundenausmaß flexibel nach Absprache (ca. 20-38,5 Std./Woche)
Arbeitsort: Innsbruck, Tirol (Hallerstraße 77) - fallweise Außentermine an den Standorten
Eintritt: Ab sofort

Ihre Hauptaufgaben

- Persönliche Assistenz der Geschäftsführung: Koordination von Terminen, Meetings und Reisen sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, email Beantwortung, etc.

- Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit Geschäftspartnern, Kund_innen, Lieferant_innen, Banken, Ämtern und Behörden

- Vorbereitende Buchhaltung: Belegerfassung, -aufbereitung sowie Zusammenarbeit mit Steuerberatung und externen Partnern

- Teilweise Rechnungsstellung und Rechnungsprüfung über die verschiedenen Gesellschaften

- Organisation und Koordination von Standorten und Projekten

- Organisatorische Unterstützung bei Immobilienprojekten (Übergaben, Terminkoordination, Dokumentenmanagement, vorbereitende Maßnahmen)

- Unterstützung in Organisation, Planung und Vertrieb (z. B. Angebotswesen, Nachverfolgung von Angeboten und Anfragen, Koordination von Terminen und Abläufen)

- Allgemeine Büroorganisation: Ablage, Dokumentenmanagement, Postbearbeitung und digitale Belegverwaltung

- Teilweise Onboarding neuer Mitarbeiter (Personalunterlagen, Hardware, Software, Termine) und Unterstützung bei der Bewerberauswahl

-- Prozess- und Projektmanagement (Strukturierung von Abläufen, Mitwirkung bei Gründung und Aufbau neuer Gesellschaften/Standorte)

Ergänzende Aufgaben

- Schnittstelle und Unterstützung aller Abteilungen und Gesellschaften der Gruppe

- Mitarbeit bei Sonderprojekten und Recherchetätigkeiten für die Geschäftsführung



Das bringen Sie mit

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK, HASCH, Lehre Bürokauffrau/-mann) oder vergleichbare Qualifikation als Basis; eine Weiterbildung oder ein Studium im Bereich Marketing, Organisation, Betriebswirtschaft o. Ä. ist von Vorteil

- Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz-, Office- oder Sachbearbeitungsfunktion

- Erfahrung in der Buchhaltung bzw. als Buchhalter/in von Vorteil

- Erfahrung oder Affinität zur Immobilienbranche von Vorteil

- Affinität zu digitalen Tools und modernen KI-Anwendungen für Büroorganisation und Research von Vorteil

- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel)

- Strukturierte, eigenständige und genaue Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationstalent

- Diskretion, Loyalität und Hands-on-Mentalität - Sie behalten auch bei mehreren Themen parallel den Überblick

- Freundliches, professionelles Auftreten und Freude an abwechslungsreichen Aufgaben



Das bieten wir Ihnen

- Eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle Schlüsselposition mit direktem Draht zur Geschäftsführung

- Vielfältige Einblicke in mehrere Branchen - von Handwerk über Immobilien bis ergonomische Arbeitsplätze

- Flexible Arbeitszeiten und individuell abgestimmtes Stundenausmaß (Teilzeit oder Vollzeit)

- Kurze Entscheidungswege, flache Hierarchien und ein wertschätzendes Arbeitsumfeld

- Moderner, ergonomischer Arbeitsplatz im Zentrum von Innsbruck

- Vorgesehene Weiterbildungen für Büroorganisation, Research und KI-gestütztes Arbeiten

- Langfristige Perspektive und Raum für persönliche Weiterentwicklung



Ihre Bewerbung

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung (Lebenslauf und kurzes Motivationsschreiben) per E-Mail:

Commercio INT GmbH, Hallerstraße 77, 6020 Innsbruck, Bewerbungen an: info@commercio-int.com