Top Job Personal GmbH
12277 Berlin - Deutschland
Projektassistent/in
Arbeit
Vollzeit
ab 18.12.2025
Beschreibung
## **Projektassistenz (m/w/d) – Projektmanagement / Projektverwaltung**
Seit über 30 Jahren steht **Top Job Personal** für erfolgreiche Personaldienstleistung in der Region Rhein-Ruhr und darüber hinaus.
Im Auftrag eines international tätigen Projektunternehmens suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine **Projektassistenz (m/w/d) in Berlin** zur Unterstützung des Projektmanagements in einem anspruchsvollen Projektumfeld.
### **Ihre Aufgaben**
**Projektkommunikation & Korrespondenz**
- Erstellung, Versand und Nachverfolgung formeller Projektkorrespondenz (z. B. Schreiben, E-Mails, Anfragen)
- Abstimmung von Freigaben, Prüfungen und Unterschriften vor Versand
- Pflege von Verteilerlisten, Kommunikations- und Nachweisregistern
- Sicherstellung der termingerechten Rückmeldungen und Dokumentation
**Projektorganisation & Koordination**
- Unterstützung bei der Koordination laufender Projektaktivitäten
- Pflege von Terminplänen, Aufgabenlisten und Projektkalendern
- Organisation und Nachbereitung von Projektmeetings (Agenda, Protokolle, Maßnahmenverfolgung)
- Abstimmung mit internen Fachabteilungen sowie externen Projekt- und Konsortialpartnern
**Reise-, Spesen- und Administrationsmanagement**
- Vorbereitung und Abrechnung von Reise- und Spesenabrechnungen
- Organisation von Dienstreisen (Flüge, Hotels, ggf. Visa)
- Unterstützung beim Onboarding neuer Projektmitglieder
- Schnittstelle zu internen Bereichen wie HR, Finance und Einkauf
**Event- & Logistikkoordination**
- Organisation von Projektmeetings, Workshops und Veranstaltungen
- Koordination von Räumen, Catering, Besucheranmeldungen und Zugängen
- Unterstützung bei internen und externen Projektveranstaltungen
**Dokumentenmanagement**
- Strukturierte Ablage und Pflege von Projektunterlagen (z. B. SharePoint, Dokumentenmanagementsysteme)
- Sicherstellung von Versionierung, Zugriffskontrollen und Vertraulichkeit
- Unterstützung bei Präsentationen und internen Unterlagen
### **Ihr Profil**
- Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Projektmanagement oder vergleichbare Qualifikation
**oder** eine kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Berufserfahrung
- Erste bis mehrjährige Erfahrung in einer Projektassistenz-, Verwaltungs- oder Koordinationsfunktion
- Erfahrung in projektbezogenen oder mehrstufigen Organisationsstrukturen von Vorteil
- Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
- Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Erfahrung mit SharePoint oder vergleichbaren Systemen wünschenswert
- Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Informationen
### **Wir bieten**
- Attraktive Vergütung je nach Qualifikation
- Langfristige Perspektive in einem spannenden Projektumfeld
- Umfassende Einarbeitung und persönliche Betreuung
- Mitarbeit in einem professionellen, internationalen Projektteam
- Corporate Benefits mit exklusiven Mitarbeitervergünstigungen
- Feste Ansprechpartner bei Top Job Personal
**Top Job Personal GmbH**
Herr Alex Hahl
📞 +49 211 220 30 500
📧 hallo@topjobpersonal.de
📍 Grabenstraße 5, 40213 Düsseldorf
🏆 *Top Job Personal – ausgezeichnet vom FOCUS Magazin als einer der besten Personaldienstleister Deutschlands.*
Seit über 30 Jahren steht **Top Job Personal** für erfolgreiche Personaldienstleistung in der Region Rhein-Ruhr und darüber hinaus.
Im Auftrag eines international tätigen Projektunternehmens suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine **Projektassistenz (m/w/d) in Berlin** zur Unterstützung des Projektmanagements in einem anspruchsvollen Projektumfeld.
### **Ihre Aufgaben**
**Projektkommunikation & Korrespondenz**
- Erstellung, Versand und Nachverfolgung formeller Projektkorrespondenz (z. B. Schreiben, E-Mails, Anfragen)
- Abstimmung von Freigaben, Prüfungen und Unterschriften vor Versand
- Pflege von Verteilerlisten, Kommunikations- und Nachweisregistern
- Sicherstellung der termingerechten Rückmeldungen und Dokumentation
**Projektorganisation & Koordination**
- Unterstützung bei der Koordination laufender Projektaktivitäten
- Pflege von Terminplänen, Aufgabenlisten und Projektkalendern
- Organisation und Nachbereitung von Projektmeetings (Agenda, Protokolle, Maßnahmenverfolgung)
- Abstimmung mit internen Fachabteilungen sowie externen Projekt- und Konsortialpartnern
**Reise-, Spesen- und Administrationsmanagement**
- Vorbereitung und Abrechnung von Reise- und Spesenabrechnungen
- Organisation von Dienstreisen (Flüge, Hotels, ggf. Visa)
- Unterstützung beim Onboarding neuer Projektmitglieder
- Schnittstelle zu internen Bereichen wie HR, Finance und Einkauf
**Event- & Logistikkoordination**
- Organisation von Projektmeetings, Workshops und Veranstaltungen
- Koordination von Räumen, Catering, Besucheranmeldungen und Zugängen
- Unterstützung bei internen und externen Projektveranstaltungen
**Dokumentenmanagement**
- Strukturierte Ablage und Pflege von Projektunterlagen (z. B. SharePoint, Dokumentenmanagementsysteme)
- Sicherstellung von Versionierung, Zugriffskontrollen und Vertraulichkeit
- Unterstützung bei Präsentationen und internen Unterlagen
### **Ihr Profil**
- Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Projektmanagement oder vergleichbare Qualifikation
**oder** eine kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Berufserfahrung
- Erste bis mehrjährige Erfahrung in einer Projektassistenz-, Verwaltungs- oder Koordinationsfunktion
- Erfahrung in projektbezogenen oder mehrstufigen Organisationsstrukturen von Vorteil
- Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
- Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Erfahrung mit SharePoint oder vergleichbaren Systemen wünschenswert
- Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Informationen
### **Wir bieten**
- Attraktive Vergütung je nach Qualifikation
- Langfristige Perspektive in einem spannenden Projektumfeld
- Umfassende Einarbeitung und persönliche Betreuung
- Mitarbeit in einem professionellen, internationalen Projektteam
- Corporate Benefits mit exklusiven Mitarbeitervergünstigungen
- Feste Ansprechpartner bei Top Job Personal
**Top Job Personal GmbH**
Herr Alex Hahl
📞 +49 211 220 30 500
📧 hallo@topjobpersonal.de
📍 Grabenstraße 5, 40213 Düsseldorf
🏆 *Top Job Personal – ausgezeichnet vom FOCUS Magazin als einer der besten Personaldienstleister Deutschlands.*
Quelle: Bundesagentur für Arbeit - Rechtliche Hinweise zur Nutzung
Ob die Stelle noch verfügbar ist und weitere Informationen findest du direkt auf der Website der Bundesagentur für Arbeit. Bitte beachte: OPROMA ist nicht der Anbieter dieser Stelle und kann keine Auskünfte geben.
Ob die Stelle noch verfügbar ist und weitere Informationen findest du direkt auf der Website der Bundesagentur für Arbeit. Bitte beachte: OPROMA ist nicht der Anbieter dieser Stelle und kann keine Auskünfte geben.
Ref-Nr.: e9f7ca600045d6e2e6d3d2275ad461d5
Letztes Update:
18.12.2025
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