Paion Pharma GmbH
52078 Aachen - Deutschland
Kaufmann/-frau - Büromanagement
Arbeit
Vollzeit
ab 23.01.2026
Beschreibung
Für unser wachsendes Team in Aachen-Brand suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, flexible Team Assistenz & Office Manager (m/w/d).
Möchten Sie die Organisation unseres Büros übernehmen und unsere Mitarbeitenden aus verschiedenen Unternehmensbereichen bei administrativen Aufgaben unterstützen?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
**Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten**
- Ansprechpartner für alle organisatorischen Belange in unserem Büro einschließlich Beauftragung
von... weiter lesen
Möchten Sie die Organisation unseres Büros übernehmen und unsere Mitarbeitenden aus verschiedenen Unternehmensbereichen bei administrativen Aufgaben unterstützen?
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**Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten**
- Ansprechpartner für alle organisatorischen Belange in unserem Büro einschließlich Beauftragung
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Für unser wachsendes Team in Aachen-Brand suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, flexible Team Assistenz & Office Manager (m/w/d).
Möchten Sie die Organisation unseres Büros übernehmen und unsere Mitarbeitenden aus verschiedenen Unternehmensbereichen bei administrativen Aufgaben unterstützen?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
**Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten**
- Ansprechpartner für alle organisatorischen Belange in unserem Büro einschließlich Beauftragung
von Reparaturen und Wartungsarbeiten, Koordination von Entsorgungen, sowie Sicherstellung der Funktionsfähigkeiten von Büroeinrichtungen
- Beschaffung von Büromaterial, sowie Verbrauchsartikeln wie Kaffee, Milch, Reinigungsmittel, etc
- Erster Ansprechpartner für den Vermieter, Reinigungsfirma und weitere Dienstleister im Zusammenhang mit dem Office Management
- Übernahme der Telefonzentrale und Pflege des Info-E-Mail-Accounts
- Koordination und Organisation von (internen und externen) Meetings und Events
- Administrative Unterstützung jeglicher Art in den verschiedenen Unternehmensbereichen
- Unterstützung bei der Reiseorganisation
- Erfassung von Bestellanforderung in Business Central
- Koordination von Vertragsfreigaben und Ablage gültiger Verträge
- Verwaltung der Leasingwagen
- Unterstützung beim Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter
**Ihr Profil**
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder nachweisbare vergleichbare Qualifizierungen
- Mehrjährige Berufserfahrung in der (Team)-Assistenz, Büroassistenz ggfs. im Pharma- oder Gesundheitsbereich
- Sehr gute Englisch- und Deutsch-Kenntnisse
- Souveräner Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen
- Ein hohes Maß an Flexibilität
- Eine Arbeitsweise, die durch Zuverlässigkeit und Selbstständigkeit gekennzeichnet ist
- Gutes Zeitmanagement und eigenständige Priorisierung
- Organisationsvermögen, Spaß an Projektarbeit und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
- Freude an der Arbeit mit unterschiedlichen Schnittstellen sowie ein sicheres Auftreten
- Interesse und Bereitschaft sich in neue Sachverhalte und Themen einzuarbeiten
### Warum wir?
- Kurze Kommunikationswege, offene Türen und hilfsbereite, engagierte Kollegen
- Internationales Teams
- Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit von Home-Office (max. 2 Tage / Woche)
- 30 Tage Urlaub und weitere Benefits, wie betriebliche Altersvorsorge und Zusatzkrankenversicherung
- Moderne Büroräume mit Tiefgaragenstellplätzen in Aachen-Brand mit guter Anbindung direkt an der A44
Möchten Sie die Organisation unseres Büros übernehmen und unsere Mitarbeitenden aus verschiedenen Unternehmensbereichen bei administrativen Aufgaben unterstützen?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
**Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten**
- Ansprechpartner für alle organisatorischen Belange in unserem Büro einschließlich Beauftragung
von Reparaturen und Wartungsarbeiten, Koordination von Entsorgungen, sowie Sicherstellung der Funktionsfähigkeiten von Büroeinrichtungen
- Beschaffung von Büromaterial, sowie Verbrauchsartikeln wie Kaffee, Milch, Reinigungsmittel, etc
- Erster Ansprechpartner für den Vermieter, Reinigungsfirma und weitere Dienstleister im Zusammenhang mit dem Office Management
- Übernahme der Telefonzentrale und Pflege des Info-E-Mail-Accounts
- Koordination und Organisation von (internen und externen) Meetings und Events
- Administrative Unterstützung jeglicher Art in den verschiedenen Unternehmensbereichen
- Unterstützung bei der Reiseorganisation
- Erfassung von Bestellanforderung in Business Central
- Koordination von Vertragsfreigaben und Ablage gültiger Verträge
- Verwaltung der Leasingwagen
- Unterstützung beim Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter
**Ihr Profil**
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder nachweisbare vergleichbare Qualifizierungen
- Mehrjährige Berufserfahrung in der (Team)-Assistenz, Büroassistenz ggfs. im Pharma- oder Gesundheitsbereich
- Sehr gute Englisch- und Deutsch-Kenntnisse
- Souveräner Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen
- Ein hohes Maß an Flexibilität
- Eine Arbeitsweise, die durch Zuverlässigkeit und Selbstständigkeit gekennzeichnet ist
- Gutes Zeitmanagement und eigenständige Priorisierung
- Organisationsvermögen, Spaß an Projektarbeit und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
- Freude an der Arbeit mit unterschiedlichen Schnittstellen sowie ein sicheres Auftreten
- Interesse und Bereitschaft sich in neue Sachverhalte und Themen einzuarbeiten
### Warum wir?
- Kurze Kommunikationswege, offene Türen und hilfsbereite, engagierte Kollegen
- Internationales Teams
- Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit von Home-Office (max. 2 Tage / Woche)
- 30 Tage Urlaub und weitere Benefits, wie betriebliche Altersvorsorge und Zusatzkrankenversicherung
- Moderne Büroräume mit Tiefgaragenstellplätzen in Aachen-Brand mit guter Anbindung direkt an der A44
Ref-Nr.: 8896070
Aktualisiert:
23.01.2026
Quelle: Bundesagentur für Arbeit
weitere Infos Rechtliche Hinweise zur Nutzung
Ob die Stelle noch verfügbar ist und weitere Informationen findest du direkt auf der Website der Bundesagentur für Arbeit. Bitte beachte: OPROMA ist nicht der Anbieter dieser Stelle und kann keine Auskünfte geben.
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