Invision AG
40212 Düsseldorf - Deutschland
Büroassistent/in
Arbeit
Vollzeit
ab 28.01.2026
Beschreibung
Ihre Aufgaben
• Ganzheitliche Organisation und Koordination des gesamten Büroalltags sowie Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts für unser elfköpfiges Team
• Organisation, Optimierung und Weiterentwicklung interner Abläufe und Prozesse
• Terminplanung, -koordination und Pflege von Kalendern
• Telefonische und schriftliche Korrespondenz sowie Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
• Empfang und Betreuung von Gästen sowie Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshop... weiter lesen
• Ganzheitliche Organisation und Koordination des gesamten Büroalltags sowie Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts für unser elfköpfiges Team
• Organisation, Optimierung und Weiterentwicklung interner Abläufe und Prozesse
• Terminplanung, -koordination und Pflege von Kalendern
• Telefonische und schriftliche Korrespondenz sowie Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
• Empfang und Betreuung von Gästen sowie Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshop... weiter lesen
Ihre Aufgaben
• Ganzheitliche Organisation und Koordination des gesamten Büroalltags sowie Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts für unser elfköpfiges Team
• Organisation, Optimierung und Weiterentwicklung interner Abläufe und Prozesse
• Terminplanung, -koordination und Pflege von Kalendern
• Telefonische und schriftliche Korrespondenz sowie Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
• Empfang und Betreuung von Gästen sowie Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Veranstaltungen
• Reisemanagement inkl. Buchungen, Koordination und Prüfung von Reisekostenabrechnungen
• Rechnungsmanagement inkl. Prüfung, Ablage und Weiterverarbeitung
• Pflege, Weiterentwicklung und Nutzung des CRM-Systems
Ihr Profil
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Teamunterstützungsfunktion
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Erfahrung in der Termin- und Reisekoordination sowie im Dokumentenmanagement
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse von Vorteil
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu priorisieren und Fristen einzuhalten
• Diskretion und souveräner Umgang mit vertraulichen Informationen
Über uns Wir bevorzugen Bewerberinnen und Bewerber mit hoher Eigeninitiative, die sich selbständig direkt an uns wenden. Der Umweg über Personalvermittler verschafft keine Vorteile. INVISION ALS ARBEITGEBER Bei INVISION erwartet Sie ein herausforderndes, aber gleichzeitig unterstützendes und auf Zusammenarbeit ausgerichtetes Arbeitsklima. Unsere Mitarbeiter sind mit vollem Engagement bei der Arbeit und fühlen sich zu ihren Zielen stark verpflichtet. Die überschaubare Größe unseres Teams erlaubt uns, von flachen Hierarchien und einer Kultur der „offenen Türe“ mit kurzen Entscheidungswegen zu profitieren. Um einen motivierenden und positiven Teamgeist zu erreichen, führt INVISION regelmäßig informelle Mitarbeiteranlässe durch.
• Ganzheitliche Organisation und Koordination des gesamten Büroalltags sowie Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts für unser elfköpfiges Team
• Organisation, Optimierung und Weiterentwicklung interner Abläufe und Prozesse
• Terminplanung, -koordination und Pflege von Kalendern
• Telefonische und schriftliche Korrespondenz sowie Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
• Empfang und Betreuung von Gästen sowie Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Veranstaltungen
• Reisemanagement inkl. Buchungen, Koordination und Prüfung von Reisekostenabrechnungen
• Rechnungsmanagement inkl. Prüfung, Ablage und Weiterverarbeitung
• Pflege, Weiterentwicklung und Nutzung des CRM-Systems
Ihr Profil
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Teamunterstützungsfunktion
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Erfahrung in der Termin- und Reisekoordination sowie im Dokumentenmanagement
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse von Vorteil
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu priorisieren und Fristen einzuhalten
• Diskretion und souveräner Umgang mit vertraulichen Informationen
Über uns Wir bevorzugen Bewerberinnen und Bewerber mit hoher Eigeninitiative, die sich selbständig direkt an uns wenden. Der Umweg über Personalvermittler verschafft keine Vorteile. INVISION ALS ARBEITGEBER Bei INVISION erwartet Sie ein herausforderndes, aber gleichzeitig unterstützendes und auf Zusammenarbeit ausgerichtetes Arbeitsklima. Unsere Mitarbeiter sind mit vollem Engagement bei der Arbeit und fühlen sich zu ihren Zielen stark verpflichtet. Die überschaubare Größe unseres Teams erlaubt uns, von flachen Hierarchien und einer Kultur der „offenen Türe“ mit kurzen Entscheidungswegen zu profitieren. Um einen motivierenden und positiven Teamgeist zu erreichen, führt INVISION regelmäßig informelle Mitarbeiteranlässe durch.
Ref-Nr.: 8987937
Aktualisiert:
28.01.2026
Quelle: Bundesagentur für Arbeit
weitere Infos Rechtliche Hinweise zur Nutzung
Ob die Stelle noch verfügbar ist und weitere Informationen findest du direkt auf der Website der Bundesagentur für Arbeit. Bitte beachte: OPROMA ist nicht der Anbieter dieser Stelle und kann keine Auskünfte geben.
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